event manager bij Concertgebouw Brugge vzw

Naast de eigen artistieke werking stelt het Concertgebouw zijn infrastructuur als culturele ondernemer ter beschikking van derden voor de organisatie van alle mogelijke evenementen gecoördineerd door team CB-Events. De Concertzaal (1289 plaatsen), de Kamermuziekzaal (maximaal 322 plaatsen), de diverse ontvangstruimtes met panoramisch zicht op de historische binnenstad van Brugge, kortom het hele gebouw kan gebruikt worden voor de organisatie van congressen, meetings, productpresentaties, recepties, bedrijfs- en privé-events en culturele gastproducties. Het Concertgebouwteam staat in voor de vlotte realisatie van die evenementen. Steeds met de focus op beleving en in nauwe samenwerking met externe partners zoals cateraars en audiovisuele partners.

De Event Manager maakt deel uit van het team “Concertgebouw Events” van het Concertgebouw. Alle door derden in het Concertgebouw georganiseerde events (“CB-Events”) worden toegewezen aan één van de Event Managers van het team of aan een freelance Event Manager.

Je rapporteert rechtstreeks aan de coördinator Concertgebouw Events.

Functieomschrijving

Als Event Manager streef je, samen met het team Concertgebouw Events, naar een unieke en onvergetelijke gebeurtenis voor onze klanten. En dit in alle aspecten van voorstel, productie tot uitvoering en evaluatie. Vanuit een klantgerichte insteek werk je aan een duurzame samenwerking.

Je realiseert events die door derden in het Concertgebouw worden georganiseerd. Onze klanten zijn zowel concert- en congresorganisatoren, bedrijven, overheden, professionele congresorganisatoren, associaties en eventbureaus maar ook particulieren die een privéfeest wensen te organiseren in het Concertgebouw. Je denkt proactief mee met de klant en werkt creatieve voorstellen op maat uit. Je staat in voor de coördinatie van het event binnen de Concertgebouwwerking en t.a.v. de klant?. Via constructief overleg vind je creatieve oplossingen om de voorstelling of het event optimaal tot bij het publiek te brengen. Dit alles van A tot Z, van voorbereiding tot aanwezigheid op het event en evaluatie achteraf.

Je werkt hiervoor nauw samen met de klant, andere teams van het Concertgebouw (o.a. hospitality, podiumtechniek, logistiek, communicatie, …) & onze leveranciers. Als Event Manager sta je ook in voor de administratieve opvolging m.b.t. het event (o.a. via Customer Relations Management- en planningstools).

Je bent alert voor opportuniteiten voor de verdere promotie van het Concertgebouw als eventlocatie. De toekomstige uitdagingen op het vlak van digitalisering schrikken je niet af. Integendeel, je grijpt deze nieuwe mogelijkheden aan ter verdere profilering van de venue en met het oog op een efficiënte (samen)werking.

Je weet kansen te detecteren voor zowel terugkerende als nieuwe klanten en zet die om in concrete deals. Je verzorgt ook site visits voor prospects en klanten.

Binnen het team Concertgebouw Events ben je tevens het centrale aanspreekpunt voor de organisatoren van Te gast voorstellingen. Je volgt de kalenderaanvragen op en stemt die af met het planningsteam. Met het oog op een lange termijnrelatie streef je naar een vlotte communicatie en samenwerking met de diverse klanten.

Voorbereiding evenementen

• Voorbereidende vergaderingen met organisatoren meestal gecombineerd met een uitgebreid bezoek aan de ruimtes in functie van wat gerealiseerd moet worden
• Je maakt contracten en verkooporders op
• Je vraagt de catering aan bij preferentiële traiteurs of Concertgebouwcafé en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner
• Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timing, techniek, artiesten, repetities, parking, …) en bespreekt dit met de klant d.m.v. voorbereidende meetings, site visits.
• Je volgt de organisatie van de ticketverkoop van het event op bij Te Gast voorstellingen
• Je begeleid de klant bij de voorbereiding van een vlotte registratie bij congressen en bedrijfsevents
• Je contacteert eventuele onderaannemers (audio/video, DJ, muzikale acts, …)
• Je bent in nauw contact met onze partners zoals Visit Bruges Convention Bureau en Visit Flanders in het kader van specifieke dossiers
• Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningsdatabase in
• Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het Concertgebouw

Tijdens het event

• Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
• Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het Concertgebouw.
• Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar en andere betrokken partners (audio/video, DJ, muzikale acts, enz).