Administration Assistant
il y a 1 semaine
Application deadline: Friday, 21 March 2025 - 23:45
Location: Brussels (office-based)
Contract: 1 year fixed-term
Full-time: 37.5 hours per week
Salary: EUR 3,600 gross/month
Benefits: Lunch vouchers, Reimbursement of up to 50% of the transport expenses, 13th Month Salary
BirdLife Europe & Central Asia works to conserve birds and biodiversity by focusing on species, sites and habitats, ecological sustainability and engagement of people. Based in Brussels, we are supported by 46 Partners from 44 countries, including in all EU Member states.
We are now looking for a Administration Assistant to join our team. Reporting to the Senior Finance and Administration Manager, you will contribute to BirdLife's work by ensuring the smooth running of our Brussels office.
How you will do this:
- Welcoming visitors professionally, maintaining a friendly and inviting office atmosphere.
- Serving as the main liaison with the building office manager, ensuring smooth coordination of daily office operations.
- Efficiently overseeing incoming correspondence, while keeping accurate records of all communications.
- Managing and maintaining adequate stocks of office supplies and overseeing the upkeep of office equipment.
- Planning and delivering internal and external events, including logistics, venues, catering and communication.
- Managing the office calendar and meeting rooms, including scheduling and supporting managers with meeting preparations.
- Organising team meetings, distributing supporting documents in advance, taking accurate minutes and tracking action points.
- Supporting project managers with administrative tasks, including document preparation (such as invoices) and efficient management of project paperwork.
- Working with the communications team to oversee internal communications, ensuring clarity, consistency, and alignment with organisational objectives.
- Assisting the Leadership Team with administrative and operational tasks.
- Handling tasks essential to the organisation's smooth operation, including follow-ups, research, and addressing key priorities as delegated by the Leadership Team.
Ideally you will have:
Education: Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field, or equivalent experience.
Experience: Previous experience in office administration or a similar role is highly valued.
Languages: Fluency in English and French and/or Dutch is essential.
Skills & Competencies:
- Excellent oral and written communication skills.
- High proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Strong organisational, time management, and multitasking abilities.
- Adaptability and problem-solving skills in a dynamic environment.
- Ability to communicate effectively across different levels, cultures, and media.
Please see the full job description here.
Some of our benefits:
- Full-time working hours
- Lunch vouchers
- Reimbursement of 50% of the transport expenses
- 13th Month salary
- 4% Group insurance
BirdLife values a diverse workforce and welcomes applications from all sections of the community. Find out more about our Diversity statement.
We are committed to building and maintaining an inclusive and supportive culture, a place where we can all be ourselves and succeed on merit. We aim to promote a more inclusive environment, which attracts all candidates and signals our commitment to celebrate and promote diversity.
We will consider putting into place appropriate reasonable adjustments for candidates who may have a disability.
Interviews: Interviews will be held on 28 & 31 March. There will be a second stage interview for shortlisted candidates to be held in early April.
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Administration and Events Assistant
il y a 1 semaine
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HR & Office Administration Assistant
il y a 3 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps pleinSocial network you want to login/join with:HR & Office Administration Assistant, BrusselsClient:QoverLocation:BrusselsJob Category:OtherEU work permit required:YesJob Reference:Not providedJob Views:10Posted:10.02.2025Expiry Date:27.03.2025Job Description:About Qover:We are Qover, a leading Insurtech scale-up that has raised $70 million. With an...
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Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Actiris Temps pleinDescription du posteL'assistant(e) administratif(ve) recherché sera chargé de fournir un soutien logistique complet à l'Académie Royale de Langue et de Littérature françaises de Belgique. Les tâches comprennent notamment l'organisation des séances mensuelles et publiques, la gestion des budgets, ainsi que l'archivage des documents...
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Management Assistant
il y a 3 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Walters Temps pleinManagement Assistant (2305382) Bruxelles, BelgiqueSalaire: €3500 - €4200 per monthPour l'un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux...
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Management Assistant
il y a 3 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Walters Belgium Temps pleinPour l'un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux avec 3 autres Management Assistants. Les bureaux sont situés à Bruxelles-Sud et sont...
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Stage - Sales administration Back Office
il y a 1 semaine
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique BVLGARI Temps pleinStage -Assistant (e) Sales Administration (H/F) - Bruxelles Apply NowPrésentation de l'entreprise :Fondée en 1884, le joaillier italien Bvlgari s'est progressivement imposé comme emblème de l'excellence italienne et compte parmi les acteurs majeurs du secteur du luxe. Forte de la réussite et de l'esprit pionnier de la famille Bulgari, la Maison évolue...
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Stage - Sales administration Back Office
il y a 1 semaine
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bvlgari Temps pleinBvlgari Brussels, Brussels Region, BelgiumJoin or sign in to find your next jobJoin to apply for the Stage - Sales administration Back Office role at BvlgariStage Assistant(e) Sales Administration de 4 mois (1er Juillet au 31 Octobre 2025) (H/F) q BruxellesSeniority levelEntry levelEmployment typeFull-timeJob functionSales and Business DevelopmentIndustries:...
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Stage -Assistant (e) Sales Administration (H/F) - Bruxelles
il y a 1 semaine
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bulgari Temps pleinPositionPrésentation de l'entreprise :Fondée en 1884, le joaillier italien Bvlgari s'est progressivement imposé comme emblème de l'excellence italienne et compte parmi les acteurs majeurs du secteur du luxe. Forte de la réussite et de l'esprit pionnier de la famille Bulgari, la Maison évolue aujourd'hui sur la scène internationale. Ses racines dans la...
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Finance and Office Administration Assistant
il y a 3 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique EPHEC Alumni Temps pleinFinance Administration:Managing financial administration: this involves maintaining accurate document management of financial transactions, including invoices, receipts, and bank statements. The finance assistant may also be responsible for filing and organizing these records.Preparing sales invoices.Processing payments, including petty cash and bank card...
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Administrative Assistant Administration · Headquarters · Hybrid Remote
il y a 3 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique OpenNebula Temps pleinFor over a decade now, OpenNebula Systems has been leading the development of the European open source technology that helps organizations around the world to manage their corporate data centers and build their Enterprise Clouds.If you want to join an established leader in the cloud infrastructure industry and the global open source community, keep reading,...
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Assistant commercial/Assistante commerciale
il y a 1 semaine
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Arbalett Temps pleinAssistant commercial/Assistante commercialeRejoignez un acteur incontournable de l'industrie graphique en Belgique et en Europe Nous recherchons activement un(e) Assistant(e) Commercial(e) Bilingue (FR/NL) pour un acteur incontournable de l'industrie graphique en Belgique et en Europe.Fort de plus de 50 ans d'expérience et reconnu pour son engagement...
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Team Leader Administration
il y a 1 semaine
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique emeis Belgium Temps pleinSociétéSeras-tu notre prochain(e) Team Leader Administration dans une de nos résidences à Bruxelles ?Bienvenue chez emeis Avec l'ensemble de notre personnel, de nos experts et de nos professionnels, nous fournissons des soins et un soutien personnalisé aux résidents de nos résidences et résidences-services.Notre nom, dérivé du grec ancien « nous...
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Management Assistant
il y a 1 semaine
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Apheon Temps pleinManagement Assistant (Maternity Leave Replacement)Apheon Brussels, Brussels Region, BelgiumThe Apheon Brussels office is looking for a temporary Management Assistant to support the Benelux Partner and team during a maternity leave replacement. This is a fixed-term position for 5 to 6 months, starting around end April/beginning of May. The office is located...
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Management assistant English
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Apheon Temps pleinThe Company Apheon is a pan-European mid-market private equity investment company managing ~€3 billion of assets from global institutional investors and families. It is headquartered in Brussels, with offices in Paris, Munich, Milan, Madrid, Amsterdam and Luxembourg. Apheon invests in leading companies with a sustainable, competitive position in...
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Comptable et Assistant(e) administratif
il y a 3 semaines
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Administrative Assistant
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Capital Projects Assistant
il y a 3 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps pleinRole OverviewWe are currently looking for a Capital Projects Assistant to join a leading Pharmaceutical company based in the Walloon Region, Belgium. As the Capital Projects Assistant, you will be responsible for supporting a large Capital Project with a variety of Project and Administration activities, optimizing team efficiency, as well as developing and...
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Assistant Souscription
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Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique CareerWallet Temps pleinVous aimez vous sentir utile et éclairer vos partenaires concenrant leurs questions? Cette fonction d'Assistant Souscription est faite pour vous. Vous serez le point de contact unique de la plateforme d'une compagnie d'assurance leader mondiale. Il s'agit d'un contrat à durée indéterminée, dans les bureaux de Bruxelles, très accessibles en transports...
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Office & Administrative Assistant
il y a 1 semaine
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Comptable et Assistant(e) administratif
il y a 3 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique ACODEV Temps pleinComptable et Assistant(e) administratif - KIYO ongType d'emploi : Contrat à durée déterminéeType de contrat : Temps partielFonction : ComptabilitéDate de publication : 14/11/2024Date limite : 30/11/2024Qualifications requises :Diplôme en secrétariat, comptabilité ou administration, ou équivalent par expérience.Excellentes compétences en Excel,...
