Chef de bureau/Cheffe de bureau
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Unique Belgium is currently looking for an experienced and proactive Office Manager for a 3-month part-time mission (4 days/week) within a prominent European sector association located in Brussels
Are you an administrative all-rounder with strong experience in financial administration, HR, and office operations within an international environment? This role is for you
The Role at a Glance
Contract: 3-month part-time mission (4 days a week)
Start Date: As soon as possible
Location: Brussels (2 days/week minimum on-site)
Languages: Fluent English + understanding of French .
Your Key Responsibilities:
Reporting directly to the Secretary General, you will provide end-to-end administrative, financial, and operational support to keep the association running smoothly:
Financial & Accounting Admin: Handle incoming/outgoing invoices, upload financial data into Octopus , manage expense claims, and coordinate directly with the external accountant and banks.
HR & Office Operations: Support HR-related matters (contracts, insurance), assist the team, and manage relationships with building facilities, IT, and service providers.
Project & Platform Support: Provide operational support to related industry platforms and project initiatives.
Logistics & Communication: Assist with meeting and event logistics, and support the Communication Manager with website updates.
The Ideal Profile:
Education: Bachelor's degree or equivalent experience.
Experience: ~10 years of experience , ideally as an Office Manager within a European association or international environment.
Technical Skills: Strong proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook) and previous experience using Octopus bookkeeping software.
Knowledge: Comfortable navigating Belgian legal and administrative frameworks.
Soft Skills: Service-oriented, highly proactive, detail-oriented, and able to handle confidential matters with complete discretion.
What is offered:
A competitive remuneration package aligned with your qualifications and experience.
A professional, dynamic, and international working environment in the EU quarter of Brussels.
Flexibility with part-time hours (4 days/week) and hybrid setup options.
Ready to take on this challenge?
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