Vacature: Officemanager Brake-Out vzw

Ben jij iemand die graag met administratie bezig is, helder communiceert en het overzicht bewaart? Houd je ervan om dossiers tot in de puntjes voor te bereiden en op te volgen? Krijg je energie van samenwerken met collega's om een kwaliteitsvolle dienstverlening naar deelnemers en hun ouders te garanderen? Dan zoeken we jouBij Brake-Out vzw speel je een cruciale rol in de administratieve opvolging van onze deelnemers. Je combineert je administratief talent met klantgerichte communicatie en werkt actief mee aan efficiënte back-office processen voor onze werking. VAPH-regelgeving is vertrouwde materie voor jou. Als Officemanager bij Brake-Out ben je verantwoordelijk voor de deelnemersadministratie:: Opstellen en registreren van individuele dienstverleningsovereenkomsten (IDO's) Correcte registratie en opvolging van RTH aanwezigheden en PVB vouchers in de GIR Beheer van inschrijvingen en aanwezigheden voor activiteiten in het CRM-systeem (Salesforce) Communicatie naar deelnemers en hun ouders betreffende de voortgang van hun administratief dossier. Je werkt hiervoor nauw samen met de wervings- en samenwerkingsmanager. Jullie zijn samen verantwoordelijk voor een warme, heldere en correcte inschrijvingsflow voor alle deelnemers. Je ondersteunt Brake-Out medewerkers bij de registratie en beheer van persoons- en transactiegegevens in Salesforce. Daarnaast ben je de link naar de administratieve diensten van Konekt Group (boekhouding, personeelsadministratie, onthaal, ...). Je biedt administratieve ondersteuning bij het financiële luik van de vzw: • Maandelijkse facturatie en opvolging ervan • Controle en opvolging van personeelscontracten voor het voorschot- en afrekeningsdossier VAPH en in de ALF-tool (registratie gebeurt door Acerta) • Meewerken aan systemen voor betere opvolging van deelnemers, VAPH-subsidies,... Dit ter ondersteuning van interne analyse, rapportage en beleidskeuzes Je werkt hiervoor nauw samen met de coördinator van Brake-Out vzw. Bovenstaand takenpakket doe je met veel grondigheid en oog voor detail op vlak van klantvriendelijke communicatie naar deelnemers en hun ouders én een correcte naleving van interne en externe regelgeving. Welke talenten kan je inzetten in deze job? Administratie is jouw ding. registreren, documenteren, opvolgen, structureren,... brengen je in een goede werkflow. Je gaat graag grondig te werk en houdt van ‘puntjes op I': een excel die klopt als een bus, een advies geven volgens de regelgeving, afstemmen zodat de communicatie naar de deelnemer helemaal helder is,... Daar krijg je energie van. Je bent vriendelijk en empathisch en blinkt uit in actief luisteren. Je stelt mensen op hun gemak en begrijpt snel de nood achter de vraag. Je houdt ervan om mensen de weg te wijzen. Je registreert vragen, beantwoordt ze op een correcte en heldere manier en verwijst door indien nodig. Collega's kunnen op jou rekenen voor advies inzake administratieve verwerking van dossiers. Je bent een betrouwbare sparringpartner voor de Brake-Out collega's bij de opvolging van individuele dossiers, alsook het overzicht voor de vzw. Je blinkt uit in oplossingsgerichtheid. Problemen en uitdagingen identificeren, verschillende mogelijkheden bekijken en effectief oplossen is iets wat je in de vingers hebt. En daarnaast: Ben je een expert op vlak van VAPH-regelgeving en –administratie. Je blijft actief bij met de updates en vernieuwingen die vanuit het VAPH en de sector worden ingevoerd. Hou je van efficiënt werken en zie je vaak hoe processen beter kunnen verlopen. Je neemt graag initiatief hierin en onderzoekt oplossingen mogelijkheden op een creatieve manier. Dit doe je samen met de medewerkers, regioverantwoordelijken, de wervings- en samenwerkingsmanager en coördinator. Vind je vlot je weg in nieuwe tools. Als organisatorische duizendpoot werk je zowel met de courante tools binnen het MS Office 365 pakket, SharePoint, Salesforce (het CRM-systeem), de GIR-tool van het VAPH, ...Excel is je stiekeme favoriet en kent voor jou weinig geheimen. Word je helemaal blij als je proactief kan communiceren en kan anticiperen op vragen. Je neemt hierin graag initiatief en verrast en verbindt collega's dankzij jouw professionele communicatiestijl. Contract: onbepaalde duur, 40% (met mogelijkheid tot uitbreiding met andere ondersteunende functies binnen de Konekt Group) Periode: start zo snel als mogelijk Uitvalsbasis van de job: Sint-Amandsberg • Je krijgt een contract van onbepaalde duur, voor 4 0% • Een marktconform loon volgens PC 319 .01 • Extralegale vakantiedagen tijdens Kerst en Nieuw + extra vakantiedagen vanaf 35 jaar ( CAO) • Heerlijke koffie, een gezellige living om te lunchen, toffe werkplekken en tel ewerk • Een uitgebreid onboardingprogramma en aandacht voor persoonlijke groei Typisch Konekt? Dat is: Oplossingen zoeken die niet voor de hand liggen Mensen, organisaties en initiatieven met elkaar verbinden Alles samen creëren met personen met een handicap Tegenslagen als groeikansen zien en feedback als een cadeautje Durven doorgaan voor impact, met de nodige creativiteit en ondernemingszin Onthaal, Rapporteren, IT/dataverwerking, Facturering, Analyse, Salesforce, Administratie, Voorlichting, MS Office Suite, Communicatie, Active listening, Administratie, Back Office, Communicatie, Boekhouding, MS Office Suite, MS Excel, Sharepoint, SOP