Facility & HSEQ Assistant

En tant qu’ Facility & HSEQ Assistant, vous serez un pilier essentiel dans la gestion administrative et organisationnelle de notre département Facility. Votre mission principale sera de soutenir les opérations courantes et d’assurer un suivi efficace des dossiers techniques, réglementaires et administratifs. Vous collaborerez étroitement avec nos équipes internes, les prestataires externes et notre conseiller en prévention, en contribuant à des projets variés dans un environnement dynamique.

Intermédiaire

CDI - Contrat à durée indéterminée

En tant qu’Facility & HSEQ Assistant, vous serez un pilier essentiel dans la gestion administrative et organisationnelle de notre département Facility. Votre mission principale sera de soutenir les opérations courantes et d’assurer un suivi efficace des dossiers techniques, réglementaires et administratifs.

• Préparation des commandes : rédaction, envoi après approbation, prise de rendez-vous et contrôle des obligations légales (ONSS art. 30bis).
• Organisation des courriers entrants et sortants : réception, création et classement.
• Gestion et classement des contrats : scan, archivage et mise à jour des tableaux de suivi.
• Gestion des petites commandes et suivi des demandes d’interventions.
• Assistance à la préparation de dossiers administratifs (pompiers, permis d’urbanisme, AFSCA, etc.).
• Gestion des appels téléphoniques entrants.
• Préparation de budgets (entretien, projets, etc.) en collaboration avec les responsables.
• Coordination et suivi des interventions d’entretien : contrôles réglementaires (AIB-Vinçotte, chaudières, ascenseurs), réparations mineures (peinture, mobilier, etc.).
• Organisation des équipes de nettoyage et gestion des commandes associées.

• Participation à la préparation de dossiers techniques et réglementaires.
• Formation sur les aspects HSEQ avec une intégration progressive.
• Collaboration étroite avec le conseiller en prévention et le département Facility pour assurer le suivi des réunions et projets.
• Intérêt pour les aspects techniques et sécurité : visites de sites et acquisition de connaissances liées aux travaux.

• Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat ou équivalent par expérience.
• Une première expérience dans un service Facility ou dans le domaine immobilier est fortement souhaitée.

• Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et avez un excellent esprit d’équipe.
• Vous avez une affinité avec les chiffres et une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Vous êtes à l’aise dans un environnement dynamique et appréciez les aspects techniques et réglementaires.
• Vous parlez couramment le français. La maîtrise du néerlandais est un atout considérable.

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (39 heures/semaine) avec 29 jours de congé.
• Un package salarial attractif incluant des avantages tels que : chèques-repas, éco-chèques, assurance groupe, assurance hospitalisation, ordinateur portable, téléphone mobile avec abonnement, et contribution à votre facture internet.
• Une flexibilité dans vos horaires.
• Des opportunités de formation et de développement pour accompagner votre croissance professionnelle.
• Une expérience enrichissante au sein d’un groupe en pleine expansion, reconnu pour ses valeurs humaines et son engagement sociétal.

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Av. des Croix de Guerre 120, 1120 Bruxelles, Belgique