Attaché(e) à la direction artistique

Liège, Belgique CDI – Temps plein – Travail sur site Rémunération indicative : entre 45 000 € et 55 000 € brut par an, adaptée en fonction de l'expérience et des barèmes en vigueur au sein de l'institution. À propos de l'Opéra Royal de Wallonie-Liège L'Opéra Royal de Wallonie-Liège est une maison lyrique de référence en Europe, reconnue pour l'excellence de ses productions et la qualité de ses équipes. Au cœur de cette institution, la Direction artistique coordonne les projets, les distributions et les collaborations avec des artistes du monde entier. Dans ce contexte, nous recrutons un·e Attaché·e à la Direction artistique qui sera un maillon central entre Direction artistique, artistes, administration et production. Votre mission En appui direct à la Direction artistique, vous assurez le suivi opérationnel et administratif des processus artistiques : contrats, auditions, concours et masterclasses, logistique des artistes invités, fiabilité des données et documents, circulation des informations artistiques et reporting. Votre objectif : garantir un haut niveau de qualité, de fluidité et de fiabilité dans l'exécution des projets artistiques. Vos responsabilités1. Administration & contrats Préparer, faire signer et archiver les contrats des artistes et équipes invitées. Vérifier la complétude des dossiers et des pièces (RGPD, visas/permis si requis). Contrôler les factures et notes de frais en conformité avec les accords. Gérer les droits et autorisations en collaboration avec les services concernés. 2. Auditions, concours & masterclasses Organiser de A à Z les auditions sur base des profils définis par la Direction artistique : convocations, gestion des salles, pianistes, accueil des artistes. Tenir les registres, produire les PV et tableaux comparatifs. Assurer les suivis : rappels, listes d'attente, indisponibilités. Coordonner l'organisation des concours (jury, chefs, orchestre, chœur) et des masterclasses avec les services concernés. 3. Relation artistes & logistique Être le point de contact opérationnel des artistes avant et pendant leur séjour. Préparer les dossiers de voyage et d'hébergement, ainsi que les accès, badges et informations pratiques. Préparer les welcome packs et garantir un accueil fluide, professionnel et chaleureux. Gérer et résoudre rapidement les incidents logistiques éventuels. 4. Circulation d'informations (hors planification) Diffuser, tracer et mettre à jour les informations validées (distributions, horaires, changements de cast). Garantir l'exactitude des crédits, biographies et distributions transmises aux équipes internes (Communication, Billetterie, Orchestre/Chœur, Ateliers...), en coordination avec la planification. 5. Données, documents & reporting Tenir à jour les bases de données artistes, distributions et contacts. Assurer un archivage et un versioning irréprochables des documents. Produire des états réguliers : contrats signés/en cours, écarts documentaires, incidents et actions correctives. 6. Qualité, conformité & amélioration continue Appliquer les procédures internes, règles de confidentialité et RGPD. Proposer des améliorations de process pour gagner en fiabilité et en efficacité. Votre profil Pour vous épanouir dans cette fonction, vous démontrez : Dynamisme, autonomie et sens de l'initiative Vous anticipez, priorisez et agissez avec réactivité ; vous portez vos missions de façon proactive. Fiabilité, rigueur et sens des responsabilités Chaque détail compte ; la précision de votre travail impacte directement la qualité des productions. Grande aisance relationnelle et empathie En contact permanent avec des artistes venant du monde entier, vous offrez un accueil humain, clair et respectueux, en phase avec l'excellence de l'institution. Esprit de collaboration et sens du service Fonction autonome mais fortement interconnectée : vous travaillez en étroite coopération avec la Direction artistique, la production, l'administration et les autres services. Capacité d'adaptation et gestion du stress Vous restez calme, structuré·e et efficace dans un rythme parfois intense, avec de nombreux imprévus. Intégrité et confidentialité Vous traitez avec discrétion des informations sensibles (financières, personnelles, stratégiques). Maîtrise des outils numériques Vous êtes à l'aise avec les logiciels de gestion administrative (contrats, paiements, bases de données artistes), les outils collaboratifs et les plateformes de gestion documentaire et de suivi d'activité. Langues & expérience Très bonne maîtrise du français et de l'anglais indispensable (oral et écrit) ; d'autres langues sont un plus. Une expérience préalable en milieu culturel/spectacle vivant, en administration artistique ou en gestion de projets est un atout important. Rémunération Rémunération indicative : entre 45 000 € et 55 000 € brut par an, sur base d'un temps plein, avec adaptation en fonction de l'expérience, du profil et des barèmes applicables au sein de l'Opéra Royal de Wallonie-Liège.