Senior Administrative Assistant

il y a 2 semaines

Mons, Wallonie, Belgique North Atlantic Treaty Organization Temps plein
NATO - North Atlantic Treaty Organisation

Job Description - Senior Administrative Assistant (250334)

Primary Location

NATO Communications and Information Agency (NCIA)

Schedule

Full-time

Application Deadline

18-Mar-2025, 10:59:00 PM

Salary (Pay Basis)

Grade NATO Grade G10

Who we are:

For more than 70 years, NATO's mission has been to preserve peace and security in the Alliance for nearly one billion citizens. The NATO Communications and Information Agency (NCI Agency) and its predecessors have worked tirelessly in providing the means that enable the connectedness and togetherness that keep our Alliance strong. We are the NCI Agency, a team of 3000 civilian and military staff in 29 locations throughout Europe, North America and Asia.

Our technology and cyber experts allow NATO to conduct critical operations, protect NATO's airspace, make data-driven decisions, defend against cyber-attacks, secure NATO networks and maintain superiority in cyberspace. This is all possible because of our greatest force, our people. In order to keep this edge we aim to hire, train and retain the very best staff.

Our staff members represent both the diversity and unity of our Alliance. When you join the NCI Agency, you will be part of an organization where you can contribute authentically to the mission and purpose of NATO and help us keep our technological edge.

About the job:

Based in Belgium, you will join the Agency as we embark on a journey to transform our IT services to support NATO's Digital Endeavour. You will join NATO Cyber Security Centre (NCSC), which is responsible for the full lifecycle management of cybersecurity technical activities within NATO. In executing this responsibility, NCSC provides specialist cyber security-related services covering the spectrum of scientific, engineering, acquisition, operations, maintenance, and sustainment support, throughout the lifecycle of NATO Communications and Information Systems (CIS).

Given the importance of cyber in today's very dynamic world, this is a very exciting opportunity to support the leadership of NATO's technical cybersecurity activities and be part of the team that ensures NATO can detect, prevent and respond to malicious cyber activities.

We are looking for a driven, proactive and enthusiastic Senior Administrative Assistant who will take on the following roles and responsibilities:

  • Act as a crucial link between management and other staff by facilitating essential administrative support and ensuring smooth day-to-day operation of the Office of the Chief, NCSC;
  • Provide administrative support to the leadership within the Office of the Chief, NCSC, in part, by managing schedules, coordinating correspondence, organizing meetings and maintaining records;
  • Assist the Office of the Chief in ensuring it has the information needed to support ongoing team processes, helping with the generation of quality presentations and information packages;
  • Monitor the daily programme and appointments of the Chief, NCSC and coordinate changes as necessary;
  • Receive all visitors, many of them VIPs, for the Chief, NCSC, ensuring facilities are adequately prepared and providing hosting support;
  • Maintain a knowledge management database and proactively disseminate information.

About you:

The valuable knowledge and experience that you bring to this role are:

  • Higher vocational training in a relevant discipline with 2-year post-related experience. Or a secondary educational qualification with 4-years post-related experience;
  • Basic training in business administration, public administration, finance management, accounting or related disciplines;
  • Experience working in an office environment utilizing office management systems and procedures;
  • Experience in problem solving and proven ability to be flexible when needed;
  • Excellent written and verbal communication skills;
  • Proven experience in effective time management and multi-tasking in an ever-changing environment;
  • Experience in managing other people's schedules and organizing meetings on their behalf;
  • Experience of managing travel requests and travel requirements often at short notice;
  • Fluency in English, both written and spoken;
  • Fluency in French, both written and spoken is an advantage.

What we offer:

  • Genuinely meaningful work as part of the most successful alliance in history;
  • 3 year contract with competitive tax-free salary and household and children's allowances;
  • Privileges for expatriate staff including expatriation and education allowances (where appropriate) and additional home leave;
  • Excellent private health insurance scheme;
  • Generous annual leave of 30 days plus official holidays;
  • NATO Pension Scheme;
  • Development programs such as professional training, wellbeing, and more.

The NCI Agency prides itself on being an equal opportunity employer. We are committed to fostering an inclusive environment of mutual respect and value uniqueness and differences in gender, gender identity, race, ethnic or cultural origin, age, religion, sexual orientation and physical or neurocognitive ability.

#J-18808-Ljbffr

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