Office Manager

Création d'un poste clé pour une société jeune & en forte croissance offrant un environnement technique stimulant. A propos de BuildTIS Bureau de contrôle spécialisé dans l'inspection et l'expertise technique des constructions et dans l'assistance à la gestion des patrimoines immobiliers pour toute la Belgique Société de 15 personnes Basée à Nivelles Créée en 2022 par 2 associés : Christophe Roussieau et Gilles Bérard qui sont des dirigeants passionnés et complémentaires Notre mission : garantir la sécurité et la qualité dans la construction et la maintenance de bâtiments Notre moteur : la curiosité, qui nous pousse à rester à la pointe des innovations techniques Notre ambition : La société connait une croissance rapide et entre maintenant dans une phase de consolidation et structuration avec la mise en place d'outils comme un CRM et un ERP et la création de nouveaux rôles Ce que nous offrons : Une jeune équipe soudée, liée par la passion pour la construction et qui prenne plaisir à venir travailler Un état d'esprit bienveillant et curieux avec beaucoup d'échanges et de partage Des formations continues variées, sur mesure et sur des thématiques innovantes comme l'intelligence artificielle Une réelle autonomie et une place pour vos initiatives Votre future équipe : Vous reportez directement auprès des deux dirigeants de la société et cette proximité vous donne l'opportunité de prendre une place importante dans l'organisation de la société : Christophe , d'un naturel positif et empathique, veille à instaurer un climat de travail respectueux, humain et stimulant Gilles , fédérateur et enthousiaste, met un point d'honneur à concilier performance et équilibre entre vie professionnelle et vie de famille Véritable pilier de l'organisation , votre fonction est évolutive selon vos compétences. C'est un rôle riche en apprentissage, fait pour celles et ceux qui aiment comprendre, structurer et faire avancer les choses afin de soutenir les ingénieurs dans leurs activités techniques, commerciales et administratives. Gestion financière & RH : Vous assurez le suivi administratif et financier de l'entreprise : facturation, relances clients, gestion des éventuels litiges, validation des paiements (salaires, notes de frais, achats, intendance, etc.) et préparation des documents comptables avec le directeur financier. Gestion opérationnelle des projets : Vous accompagnez les ingénieurs dans le pilotage des projets : enregistrement des projets, préparation d'offres, repérage des marchés publics pertinents, coordination d'actions et d'événements. Vous participez également à la mise en place et à la gestion des outils digitaux (CRM et ERP) qui soutiennent la performance collective. Communication & coordination : Vous êtes le premier point de contact de l'entreprise, vous assurez l'accueil des visiteurs et la gestion des appels et courriels entrants. Vous facilitez la circulation de l'information et veillez à une communication interne fluide et efficace. Chez BuildTIS, nous croyons que c'est l'attitude qui fait la différence. Trois qualités feront de vous la personne idéale pour ce poste… Curiosité & proactivité : vous aimez observer ce qui se passe, poser des questions pour comprendre l'univers technique de la construction et ainsi identifier les besoins & points d'amélioration. Ensuite vous aimez faire avancer les projets Structure & rigueur : vous aimez organiser, mettre en place des outils, des process mais aussi former les collègues et soutenir ainsi les équipes dans leurs missions Polyvalence : vous vous adaptez facilement et comprenez qu'apporter des solutions passe par des aspects très différents Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et les environnements collaboratifs Vous êtes trilingue FR/NL/ENG Vous avez une expérience dans une fonction similaire #OfficeManager #EngineeringSupport #Organisation #OfficeAndBusinessCoordinator #OfficeCoordinator #OfficeAndOperationsManager #Administration #Organisation #BrabantWallon CDI à temps plein Un régime horaire de 40h/sem Horaires flexibles entre 8h et 18h Salaire attractif en fonction de votre expérience Possibilité de négocier une voiture de société Assurance groupe Assurance hospitalisation Indemnités diverses 32 jours de congés (20 + 12) Possibilité de faire du télétravail après la période de formation (partiel) Voici la procédure de recrutement : Postulez via “postulez maintenant” et recevez un mail de confirmation Nathalie Hautphenne, responsable pour ce recrutement, analysera votre candidature et assurera de vous donner une réponse (positive ou négative) Si après le 1er entretien votre candidature est retenue, elle vous donnera quelques conseils personnalisés pour bien vous préparer pour l'entretien chez BuildTIS Entretien avec les 2 associés, Christophe et Gilles Possibilité d'un 2ème entretien si nécessaire Proposition de contrat et intégration rapide Nederlands, Relance client, Frans, Administration, Engineering support, Overheidsopdracht, Bouw, Coordination, Suivi administratif, Facturation, Ressources humaines, Trilingue, Trafic, Réception, Marché public, Français, Projectbeheer, Communication, Néerlandais, Drietalig, Administratie, Achats, Administration, Administratie, Pilotage, Communicatie, Gestion des appels, Validation, Paiements, Engineering support