2025-073- Assistant.e et accueil

il y a 2 semaines

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein
2025-073- Assistant.e administratif.ve et accueil - département Population - temps partiel (H - F - X)

Commune de Saint-Gilles

L'Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d'un Assistant.e administratif.ve et accueil au service Etrangers du Département Population.

Notre Administration a le désir d'optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d'évolution des carrières que d'amélioration du service à la population.

L'Administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement.

Mission du département:

Le département a pour mission de délivrer aux citoyens l'ensemble des documents administratifs, tant pour le bureau de la population que pour le bureau des étrangers.

  • Au bureau de la population :

cartes d'identité, titres de séjour permanents, changements d'adresse, certificats et extraits divers (y compris l'extrait de casier judiciaire et le certificat de moralité), permis de conduire, passeports, etc.

  • Au bureau des étrangers (européens et non-européens) :

enregistrement des citoyens étrangers en coordination avec l'Office des Étrangers, notification des décisions de refus, réception et traitement des dossiers de régularisation, délivrance des titres de séjour, etc.

Ces missions s'exercent dans le respect des lois et des procédures tout en veillant à garantir la satisfaction des citoyens.

Le département assure également le suivi de ces dossiers, en interne et en externe, en étroite collaboration avec les instances supérieures (Services Publics Fédéraux de l'Intérieur, de la Mobilité et des Transports, des Affaires Étrangères, de la Justice, ainsi que l'Office des Étrangers), le Procureur du Roi et les services de police (enquêtes de résidence, mariage, cohabitation, etc.).

Enfin, il veille à la tenue des registres de population, des registres d'état civil et du casier judiciaire communal.

Accueil et orientation des citoyens
  • Accueillir et informer les citoyens, en personne et par téléphone.
  • Identifier les citoyens et clarifier l'objet de leurs demandes.
  • Vérifier l'authenticité et la validité des documents reçus.
  • Contrôler les données dans le registre national.
  • Expliquer les procédures administratives, oralement ou par écrit.
  • Orienter le public vers les services compétents.
  • Assurer la délivrance des documents et le traitement des demandes.
  • Assurer une permanence en soirée une fois par semaine.
Suivi et gestion des dossiers
  • Assurer le suivi des demandes et informer les citoyens ou les services concernés.
  • Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs.
  • Se tenir informé des évolutions législatives et réglementaires.
  • Gérer administrativement les dossiers et assurer les enquêtes de police liées.
Au bureau de la population:
  • Mettre à jour les registres de la population et les dossiers des administrés au Registre National.
  • Délivrer divers documents administratifs :
    • Cartes d'identité électroniques et cartes d'étranger (biométriques et non biométriques)
    • Passeports
    • Permis de conduire
    • Certificats divers
    • Recherches généalogiques
    • Affaires électorales
    Au bureau des étrangers:
    • Traiter les demandes de régularisation et établir diverses annexes.
    • Enregistrer les déclarations d'arrivée et de présence.
    • Délivrer les permis de travail et les ordres de quitter le territoire.
    • Gérer les dossiers de séjours temporaires.
    • Assurer le contact avec l'Office des Étrangers.
    • Collecter les informations nécessaires à la création des numéros nationaux et à la rédaction des titres de séjour.
    Qualifications requises

Vous êtes en possession d'un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (CESS). Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays en dehors du Benelux, vous pouvez participer à la sélection à condition que vous ayez obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande. Veuillez annexer l'équivalence de diplôme à votre candidature.

Connaissances techniques
  • Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Access, Outlook, etc.)
  • Bonne expression orale et écrite
  • Technique d'accueil
Compétences comportementales
  • Vous êtes orienté(e) service public.
  • Vous êtes résistant au stress.
  • Vous participez activement au fonctionnement interne du milieu de travail (réunions, …).
  • Vous respectez les priorités qui vous sont imposées.
  • Vous déterminez les différentes phases nécessaires à la réalisation de votre activité.
  • Vous témoignez du respect à votre interlocuteur quel que soit son comportement.
  • Vous contribuez à l'harmonie, à la cohésion et dynamique du service.
  • Vous respectez et appliquez avec loyauté les règles, procédures, consignes et décisions (confidentialité).
Connaissances linguistiques
  • Vous maîtrisez le français et avez de bonnes connaissances orales et écrites en néerlandais. Le brevet SELOR est un atout.
  • Toute connaissance d'une langue étrangère est la bienvenue.
Conditions de travail

Contrat de remplacement à temps partiel (3/5ème = 22h12/sem).

Un salaire à l'échelle barémique C1 18120, 31€ bruts annuel indexés sans ancienneté, pour un 3/5ème temps.

Une valorisation des années d'expérience: jusqu'à 6 ans pour le secteur privé (dans la même fonction) et sans limite pour le secteur public.

Une prime de fin d'année et pécule de vacances.

Une prime linguistique (sous réserve du brevet Selor).

Un remboursement des frais de transport (abonnement STIB) et mobilité douce (vélo, trottinette).

Des chèques-repas (valeur de 8€).

Tarif préférentiel dans les hôpitaux IRIS Sud.

Un service social collectif.

Un programme de soutien aux employés dans le domaine privé.

Une assurance hospitalisation (formule étendue).

Un régime complémentaire de pension.

Une large possibilité de formations.

Un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant.

Attention portée à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle.

La commune de Saint-Gilles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l'intégration au sein de l'administration.

#J-18808-Ljbffr

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  • Assistant.e , null

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    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

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