Business Analyst

Le pilier Stratégie opérationnelle est responsable du développement à moyen et long terme du service des arrivées à travers l'analyse des facteurs internes et externes et la définition de stratégies opérationnelles pour atteindre les objectifs fixés pour la première phase d'accueil.

Vous ferez partie d'une petite équipe et serez directement rattaché(e) au responsable du département Stratégie opérationnelle. Vous travaillerez de manière transversale avec tous les services opérationnels du département des arrivées.

Le centre d'arrivée est la porte d'entrée unique vers le réseau d'accueil; il a été créé en décembre 2018 comme le seul centre où les demandeurs de protection internationale (DPI) peuvent déposer leur demande. La mission du centre est d'identifier les besoins et de fournir un premier accueil aux DPI. Le processus d'arrivée consiste en un court séjour comprenant une assistance matérielle et l'identification des principaux besoins des demandeurs de protection internationale (DPI), dans le but de les envoyer vers un centre d'accueil.

L'AMC se compose de deux départements opérationnels : le département "Dispatching" et le département "Accueil & Orientation".

Les membres du personnel du département "Dispatching" procèdent à l'examen social et médical initial des demandeurs de protection internationale afin de leur assigner le centre d'accueil approprié sur le trajet d'arrivée.

Les membres du personnel du département "Accueil et orientation" assurent la supervision des résidents pendant le processus d'arrivée initiale (le premier accueil). En temps normal, cet accueil dure en moyenne plusieurs jours. Pour ce faire, le centre a une capacité de 850 résidents et compte 250 membres du personnel.

Dans la situation actuelle, il y a un manque de places d'accueil de deuxième phase, ce qui signifie que le débit du DPI est très lent et que le séjour des résidents à l'AMC peut durer en moyenne deux mois. Cela nécessite des ajustements et de la flexibilité dans l'approche de tous les services.

Le Business Analyst est responsable de deux volets, qui sont réunis et optimisés :

1. Vous êtes chargé de définir, d'analyser et d'optimiser les processus transversaux au sein du département arrivée.
2. Vous cartographiez tous les processus transversaux au sein du Centre d'arrivées, vous mettez à jour toutes les procédures et vous veillez à ce qu'elles soient disponibles pour les différents utilisateurs.
3. Vous analysez les différents parcours des bénéficiaires du Centre d'arrivée (flux) depuis le jour de leur arrivée jusqu'au jour de leur départ.
4. Sur la base du mandat du Centre d'Arrivée, vous identifiez les forces et les faiblesses des processus du centre, tant du point de vue du bénéficiaire que du point de vue du centre et du réseau d'accueil. Vous donnez la priorité aux domaines à améliorer, en consultation avec l'équipe de direction.
5. Vous proposez des mesures à court, moyen et long terme pour améliorer les trajectoires des bénéficiaires (flux). Vous animez des groupes de travail avec le personnel pour trouver des solutions aux goulots d'étranglement dans le centre.
6. Vous assurez la communication autour des changements dans les services concernés et prenez en charge la formation aux nouvelles procédures.
7. Vous concevez, développez et mettez en œuvre de nouvelles procédures, en réponse à des changements politiques ou institutionnels ainsi qu'à des procédures de crise.

Sur la base de données numériques, vous êtes responsable de l'allocation prévisionnelle et de la planification des ressources (humaines, financières et matérielles) pour répondre aux besoins du centre d'enregistrement et du service des arrivées. Vous serez responsable de l'utilisation rationnelle et efficace des ressources pour atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels, dans un contexte changeant dépendant des flux migratoires.

1. Vous serez chargé(e) d'effectuer une analyse des besoins et de la charge de travail et d'élaborer un cadre de recrutement pour le centre de première phase, en collaboration avec le département RH du siège.
2. Vous dresserez un inventaire des ressources existantes (RH, budget, salles et locaux, matériel, etc.) tant internes qu'externes.
3. Sur la base du mandat du centre d'arrivée, vous déterminez les forces et les faiblesses du centre en termes de disponibilité des ressources et de flexibilité.
4. Vous effectuez une analyse des besoins d'un centre de première étape et du service Arrivée. Vous identifiez les ressources manquantes. Sur cette base, vous élaborez et mettez en œuvre un plan d'action ; vous assurez le suivi et l'évaluation du plan d'action.
5. Vous proposez différents mécanismes pour optimiser l'affectation des ressources humaines, conformément aux règles en vigueur (horaires, organisation des équipes, etc.).
6. Vous déterminez les besoins structurels et les besoins de crise et anticipez le choix entre les deux, en définissant certains scénarios et le passage de l'un à l'autre.
7. Vous vous appuierez sur la direction et les chefs d'équipe pour intégrer les aspects spécifiques de la première phase dans le système de gestion des ressources humaines (postes vacants, descriptions de fonctions, parcours d'orientation professionnelle, onboarding, offboarding, régime horaire, etc.)
8. Vous soutiendrez le renforcement du middle management et, en particulier, la définition de zones d'autonomie.

Enfin, l'objectif du gestionnaire des processus et des ressources est d'aligner et d'optimiser les processus et les ressources. Ceci en accord avec les procédures organisationnelles du siège en termes de RH, Finance, logistique, ICT et lignes directrices opérationnelles.

1. Vous proposez des outils adaptés et suivez leur développement pour la gestion des différentes procédures.
2. Vous suivez leur mise en œuvre et évaluez leur efficacité et leur pertinence dans le temps.
3. Vous participez aux consultations multidisciplinaires et aux réunions de service.
4. Vous assurez une communication optimale entre les différents utilisateurs, tant en interne qu'en externe.

Diplôme et expérience

1. Vous êtes titulaire d'un diplôme universitaire (Master/licence).
2. Vous avez une expérience professionnelle pertinente en matière de modélisation des processus, d'analyse des activités et/ou de planification des ressources.
3. Vous avez une connaissance de base de la planification et de la gestion du personnel.
4. Vous avez de l'expérience dans les processus de gestion budgétaire.
5. Vous avez de l'expérience en matière de suivi et d'évaluation.

Compétences techniques

1. Fortes compétences organisationnelles.
2. Capacité à anticiper de manière cohérente et opérationnelle.
3. Connaissance des outils de cartographie des processus.
4. Notions de gestion de projet.
5. Parfaite connaissance du progiciel Office.
6. Très consciencieux.
7. Bonne résistance au stress.
8. Bonne capacité d'analyse et de communication pour comprendre les besoins de vos interlocuteurs.
9. Force de proposition, autonomie.
10. Capacité à travailler de manière globale sur des questions stratégiques.
11. Bon esprit d'équipe, partage d'opinions et d'idées.
12. Engagement et ambition pour obtenir des résultats.

Aptitudes générales

1. INTEGRER L'INFORMATION: Établir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.
2. MOTIVER LES COLLABORATEURS: Reconnaître les qualités des collaborateurs, les stimuler à prendre des initiatives en leur donnant des responsabilités et en adaptant son propre style de leadership.
3. ATTEINDRE LES OBJECTIFS: S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
4. CONSEILLER: Fournir des conseils à ses interlocuteurs et développer avec eux une relation de confiance basée sur son expertise.

Atouts

1. Vous avez une bonne connaissance de la procédure d'asile et les conditions d'accueil en Belgique.
2. Vous avez une bonne connaissance orale et écrite du français et du néerlandais (environnement de travail bilingue néerlandais-français).
3. Vous avez une connaissance de l'anglais et d'autres langues étrangères.
4. Une expérience dans le domaine de la migration ou du secteur social est un atout.

Type de contrat

1. Contrat à durée indeterminée.
2. Temps de travail à temps plein : 38h / semaine.
3. Catégorie horaire A: Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans. Cette réserve peut être utilisée pour d'autres centres Fedasil.

Lieu du travail

Centre d'Arrivée, Petit-Château, Boulevard du 9ème de Ligne 27, 1000 Bruxelles.

Déplacement occasionnel vers d'autres sites de la région bruxelloise.

Salaire

En rejoignant notre équipe, votre statut sera défini selon la catégorie A1 avec une échelle de traitement adaptée. Vous bénéficierez d'une rémunération de base minimale brute de € 3.793,81 (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut être ajusté en fonction de votre expérience professionnelle, notamment vos compétences techniques. Pour plus de renseignements, consultez www.bosa.belgium.be.

1. 26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).
2. Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.
3. Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.
4. Chèques-repas électroniques.
5. Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.
6. Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
7. Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.
8. Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).
9. Pension complémentaire sous la forme d'une assurance groupe.