Assistant(e) événementiel(le)

Les Congressistes organisent des formations médico-dentaires haut de gamme en Belgique et à l’international. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un·e assistant·e événementiel·le motivé·e, organisé·e et prêt·e à évoluer rapidement vers une gestion autonome de nos masterclass belges.Mission principale : Assurer la préparation, la coordination et le bon déroulement des masterclass en Belgique, d’abord en formation interne auprès de notre équipe, puis en autonomie complète.ResponsabilitésPréparation & logistiqueRechercher, sélectionner et réserver les salles adaptées aux masterclass.Gérer les contacts avec les lieux partenaires.Préparer et organiser le matériel nécessaire (supports, modèles, matériel technique, consommables…).Mettre en place la salle le jour J (installation, tests techniques, signalétique).Gestion des sponsors (appels, mails, prospection)Gestion des inscriptionsSuivi des inscriptions via notre plateforme.Envoi des confirmations, rappels et documents pratiques (programmes).Vérification des listes et communication avec les participants.Communication et supports participantsGestion des mails avant, pendant et après l’évènement.Réponse aux questions des participants (logistique, programme, paiements…).Transmission des documents complémentaires (attestations, factures, supports).Coordination sur le terrainPrésence et gestion globale le jour de la masterclass.Accueil des participants et des orateurs.Gestion des imprévus et résolution de problèmes en temps réel.Supervision du bon déroulement de la formation.Suivi post-évènementFeedback, rangement du matériel, clôture administrative.Mise à jour des outils internes et suivi des KPI événementiels.QualificationsCompétencesExcellente organisation et sens des priorités.Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.Communication claire, professionnelle et empathique (à l’orale et à l’écrit)Aisance dans la gestion de mails et outils numériques.Bonne gestion du stress et des imprévus.Autonomie, rigueur et fiabilité.Polyvalence et capacité d’adaptation rapide.Débrouillardise et autonomieAtoutsPremière expérience en événementiel ou en coordination (un plus).Permis B et voitureCe que nous offrons Un environnement stimulant au sein d’une ASBL reconnue.Une formation complète à nos méthodes et outils internes.La possibilité de gérer des événements premium et variés.Une montée en compétences rapide et accompagnée.Un rôle polyvalent avec une vraie autonomie.Si tu te reconnais dans cette description et que tu souhaites rejoindre une équipe dynamique, envoie-nous ta candidature et une lettre de motivation à sacha@lescongressistes.com. Nous avons hâte de te rencontrer