Office Coordinator

En tant qu’Office Coordinator, vous pilotez l’activité du bureau logistique, dans un environnement opérationnel dynamique et en constante évolution.

Vous occupez une fonction clé dans l’organisation du site : vous apportez structure, fiabilité et fluidité au fonctionnement administratif et veillez à ce que les décisions prises soient concrètement traduites en actions.

Vous coordonnez l’équipe administrative, assurez le suivi des priorités, veillez au respect des procédures et faites le lien entre les opérations, le client, le management et les services supports.

Au-delà de votre expertise administrative, nous recherchons avant tout un(e) manager solide et responsabilisant(e), capable de prendre position, de fixer un cadre clair, de faire progresser son équipe et d’assumer les décisions nécessaires au bon fonctionnement du site.

VOS RESPONSABILITÉS

• Superviser et accompagner l’équipe administrative : organisation du travail, planning, gestion du temps, suivi des absences, encadrement et évaluation ;

• Définir des priorités claires, répartir les responsabilités et veiller à la bonne exécution des missions confiées à l’équipe ;

• Donner du feedback régulier, accompagner la progression des collaborateurs et intervenir de manière claire et constructive lorsque des ajustements sont nécessaires ;

• Prendre les décisions nécessaires dans votre périmètre et assurer leur mise en œuvre et leur suivi ;

• Veiller au respect du règlement de travail, des procédures opérationnelles, des règles de sécurité et des standards de qualité ;

• Structurer et assurer l’intégration, la formation et le développement des collaborateurs administratifs ;

• Être l’interlocuteur administratif privilégié du client et développer une relation professionnelle, fiable et durable avec celui-ci ;

• Organiser et superviser les opérations administratives liées aux commandes, aux documents de transport, aux expéditions, aux livraisons et aux stocks ;

• Coordonner la facturation client, le suivi des inventaires ainsi que la gestion des consommables et du budget du bureau ;

• Suivre et analyser les indicateurs liés à l’activité, aux prestations et au fonctionnement de l’équipe afin d’identifier les écarts et de mettre en place les actions correctives nécessaires ;

• Préparer et accompagner les audits internes et externes, les certifications et les contrôles qualité ;

• Structurer et fiabiliser les procédures administratives ainsi que le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs ;

• Assurer un suivi rigoureux des décisions et des plans d’action, depuis leur lancement jusqu’à leur clôture ;

• Identifier les dysfonctionnements, analyser leur origine et mettre en œuvre des solutions concrètes et durables ;

• Participer activement aux projets du site et initier des actions d’amélioration continue afin d’optimiser l’efficacité, les coûts et la qualité du service ;

• Collaborer étroitement avec le Site Manager, les équipes opérationnelles, le département RH et les autres services supports.

VOTRE PROFIL

• Vous êtes titulaire d’un bachelier en commerce extérieur, transport et logistique, management de la logistique ou vous disposez d’au moins quatre années d’expérience équivalente ;

• Vous possédez une expérience probante en coordination administrative dans un environnement logistique ;

• Vous disposez d’une réelle expérience dans l’encadrement d’une équipe et êtes capable d’endosser pleinement un rôle de manager ;

• Vous savez fixer un cadre clair, communiquer vos attentes et responsabiliser les membres de votre équipe ;

• Vous êtes capable de prendre des décisions, de les expliquer et d’en assumer la responsabilité ;

• Vous combinez assertivité et diplomatie : vous savez donner du feedback, recadrer lorsque cela est nécessaire et gérer des situations humaines délicates avec professionnalisme ;

• Vous êtes capable de mobiliser une équipe autour d’objectifs communs, mais également d’identifier les écarts de performance et d’agir lorsque les résultats attendus ne sont pas atteints ;

• Vous faites preuve de leadership, de maturité professionnelle et d’une forte capacité à garder votre position dans des situations exigeantes ;

• Vous savez apporter de la structure dans un environnement en évolution, gérer plusieurs priorités et assurer un suivi fiable des décisions prises ;

• Vous êtes orienté(e) résultats et solutions : face à un problème, vous analysez la situation, prenez les initiatives nécessaires et veillez à sa résolution ;

• Vous faites preuve de rigueur, de proactivité, de résistance au stress et d’un excellent sens de l’organisation ;

• Vous possédez de solides capacités de communication et une véritable orientation client ;

• Vous aimez analyser les donnée