Secrétaire administratif·ve

Pour l'Administration du patrimoine immobilier et des infrastructures (ADPI)
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre et sur ressources extérieures, à temps plein (ou à temps partiel min. 50%) pour une durée déterminée (contrat de remplacement)
Entrée en fonction : dès que possible

Fonction

Sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable de la cellule juridique de l'ADPI et sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l'ADPI, la personne sera chargée d'apporter le support administratif nécessaire à la cellule juridique de l'ADPI et en cas de besoin, aux autres entités de l'ADPI localisées dans le même bâtiment.

La mission principale consiste à assurer un support administratif et logistique à la cellule juridique de l'ADPI. Cette fonction de secrétariat administratif consiste notamment en :
gestion d'agendas ;

• dactylographie et mise en page de documents ;
• organisation de réunions ;
• gestion des courriers entrant et sortant ;
• accueil téléphonique et en présentiel ;
• prise de contacts internes et externes ;
• classement des dossiers (électronique et papier) ;
• gestion et mise à jour d'échéanciers, listings, fiches informatiques.

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Bachelier en secrétariat ou d'un diplôme de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience professionnelle de minimum 2 ans dans le domaine du secrétariat
• Maîtrise des principaux outils informatiques (Microsoft 365, File Maker Pro, Teams)
• Une connaissance du logiciel Philips SpeechExec est un atout
• Très bonne expression orale et écrite
• Très bonne orthographe
• Sens de l'accueil, du contact et du service
• Rigueur et précision
• Discrétion
• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités
• Aptitude à travailler en équipe
• Une connaissance de l'UCLouvain est un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.