Communicatieve Backofficer

Functieomschrijving

Immotrap beheert meer dan 100 gebouwen in Leuven en daarrond. Met 10 medewerkers hebben we onze handen vol. Wij zoeken daarom dringend versterking. Ontdek onze cultuur, wie weet raak je geboeid

Wat zijn jouw taken?

Contacten en administratie geven je energie. Je staat onze dossierbeheerders, klanten en leveranciers bij zowel telefonisch, per mail als aan ons onthaal. Het grote voordeel van de syndicus wereld is dat elke dag er anders kan uit zien. Je bent dan ook iemand die beschikt over een goede dosis inzicht en een sterke hands-on mentaliteit. Je bent in staat om structuur te behouden en je flexibel op te stellen. Je kan het hoofd koel houden.

Je staat in om zowel klanten als leveranciers aan het onthaal verder te helpen. Je bent efficiënt in het communiceren met anderen om snel te achterhalen hoe je de persoon kan verder helpen.

Je beschikt over snelle vingers en een goed taalgebruik om de briefwisseling en mailverkeer te beantwoorden. Je computerskils op vlak van Word, Excel en Outlook zijn uitmuntend. Je hebt geen schrik om nieuwe programma's te ontdekken en je in te werken in deze systemen. Als syndicus beschikken wij over een eigen software programma die je gretig wilt leren gebruiken.

Verder sta je in om de planning van de herstellingswerken op te volgen van offerte t.e.m. de budgetopvolging en de uitbetaling. Jouw professionele contacten zullen voornamelijk leveranciers, verzekeringsmakelaars, experten, deskundigenzijn in het kader van deze herstellings
- of renovatiewerken. Daarom blijf je ook in elk dossier in nauw contact met de betrokken dossierbeheerders, mede-eigenaars en/of huurders. Een goede dosis diplomatie en een kritische geest helpen je vlot omgaan met de verschillende actoren.

Bij dit alles word je bijgestaan door je enthousiaste collega's. Samen beheren jullie ons gebouwenpatrimonium

Profiel
- Nederlands (gesproken en geschreven), Frans (gesproken), Engels (gesproken)
- Microsoft Office - Teams
- Vlotte communicator
- Zelfstandig beheren en plannen van dossiers
- Sterke verantwoordelijkheidszin
- Punctueel
- Inzicht
- Hands-on mentaliteit

Jobgerelateerde competenties
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Kopieerwerk verrichten
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Digitaal denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

Deze afwisselende job eist dat je verantwoordelijkheid neemt, dat je organisatorisch sterk staat, dat je nauwkeurig bent en dat je vlot met anderen kan samenwerken. Je bent een belangrijke en vriendelijke schakel binnen Immotrap met de juiste attitude. Eéntje die mee nadenkt hoe je je eigen processen kan verbeteren ten voordele van je dagelijkse werking en deze van de collega's.

Heb je al ervaring bij een syndicus of heb je gewerkt in de vastgoed wereld, dan is dat fijn, maar weet dat het geen must is.

Wij staan enkel open voor een voltijdse samenwerking.

Hiertegenover staat een competitief en marktconform salarispakket welke groeit met uw kennis en inzet.

Plaats tewerkstelling

IMMOTRAP
Tervuursevest HEVERLEE
- Toon op kaart

Vereiste studies
- HBO5 (ingericht vóór 2019)

Werkervaring
- Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Talenkennis
- Engels (goed)
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Tervuursevest HEVERLEE

---