Assistent Secretarie

**Functieomschrijving**

De assistent secretarie staat in voor:

- het integraal administratief beheer van de notuleermodule Cobra
- administratieve opmaak van dossiers voor het kabinet van de korpschef
- administratieve opvolging van dossiers van andere ondersteunende diensten
- de ondersteuning van de secretaris van de politiezone bij de organisatie van diverse vergaderingen
- de ondersteuning van de secretaris van de politiezone bij het uitschrijven van procedures en processen van de secretarie van de politiezone
- de verslaggeving bij en administratieve verwerking van verschillende overlegfora
- het beheer van de korpsbibliotheek en het korpsarchief
- het beheer van de mailbox van het kabinet van de korpschef
- de vervanging van de secretaris van de politiezone op verschillende overlegfora bij diens afwezigheid

Kortom, samen als secretarie van de politiezone instaan voor een klantgerichte en efficiënte interne & externe dienstverlening.

**Profiel**

**KANTOORTOEPASSINGEN en SOFTWARE**

vlot kunnen werken met Microsoft 365 (Word, Excel, Powerpoint, Access, OneNote, );
een goede kennis hebben van informatica, tekstverwerking, databeheer;
op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in de digitale, virtuele wereld en sociale netwerksites.

**VAARDIGHEDEN**

een goede pen hebben, verzorgd en helder kunnen schrijven;
vlotte communicatieve en schriftelijke vaardigheden hebben;
eenduidig richtlijnen kunnen formuleren aan het personeel m.b.t. de materies van de secretarie die hen aanbelangen;
zijn werk zeer goed kunnen organiseren;
zeer zorgvuldig en efficiënt kunnen werken;
de nodige tools vlot kunnen behandelen en raadplegen (bv. notuleertoepassing);
bereid zijn zich bij te scholen om de eigen kennis constant uit te breiden in functie van

de professionele noden;
flexibel zijn in de omgang met anderen en in de aanvaarding van opdrachten;
discreet en betrouwbaar zijn met respect voor het beroepsgeheim;
oog hebben voor urgenties en deze respecteren;
de uitvoering van onverwachte taken kunnen garanderen;
communicatief en sociaal ingesteld zijn.

**LEVENSLOOP**

Voor deze functie is geen werkervaring vereist, maar ervaring met administratief-juridische thema's, op uitvoerend niveau in een (semi-)publieke of private organisatie, is zekerlijk een troef.

**Jobgerelateerde competenties**

**Persoonsgebonden competenties**
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs

Extralegale voordelen:

- Een gsm voor professioneel gebruik
- Elektronische maaltijdcheques
- Fietsvergoeding
- Hospitalisatieverzekering

Rooster:

- Dagdienst
- ma-vr

Soorten aanvullende vergoedingen:

- Jaarlijkse bonus
- Vakantiegeld

Werklocatie: Eén locatie

Deadline sollicitaties: 19/02/2023

---