Secretariaatsverantwoordelijke

**Functieomschrijving**
We zijn op zoek naar een administratieve duizendpoot, met verantwoordelijkheid en zin voor initiatief, die zelfstandig verschillende administratieve processen kan opzetten en als spilfiguur in onze organisatie de collega's hierin kan mee nemen en ondersteunen. De directe samenwerking met de stafmedewerker is hierbij zeker een meerwaarde.

Je bent verantwoordelijk voor de algemene administratie:

- je volgt de verzekeringen van de organisatie op; zorgt dat deze up-to-date blijven door regelmatig overleg met de verzekeraar en doet voorstellen voor verbetering;
- je bekijkt met de ontwikkelaar de verdere uitbouw van het CRM-programma op maat van onze organisatie, zorgt dat dit up-to-date blijft en begeleidt je collega's bij de implementatie hiervan. Nadien help je je collega's waar nodig, zodat de hele organisatie vlot met het programma kan werken.
- je bent verantwoordelijk voor het archief en klassement, zowel digitaal als op papier en waakt erover dat dit in orde blijft.
- collega's kunnen bij jou terecht met IT-vragen; je kan deze in beperkte mate oplossen, of weet wat je kan doorsturen naar het IT-bedrijf waar we mee samenwerken. Je onderhoudt contacten met dit IT-bedrijf en zorgt dat we steeds de juiste software, hardware, beveiliging, abonnementen,hebben.
- Je hebt ervaring in vzw-verplichtingen en ondersteunt de stafmedewerker bij de opvolging ervan.
- Je bent verantwoordelijk voor de aankoopprocedure: je volgt de bestellingen en marktbevragingen op, hebt kennis van openbare aanbestedingen en je begeleidt je collega's bij de aankopen.

Je hebt kennis van personeelsadministratie: je verwerkt de verlofaanvragen van collega's en bereidt maandelijks samen met de stafmedewerker de loonsverwerking voor om door te sturen naar het sociaal secretariaat.

Je bent de back-up voor de administratief medewerker op het vlak van boekhouding: je kan de verkoopfacturen opmaken op basis van de reservaties en agenda; je kan de aankoopfacturen inboeken in het boekhoudprogramma Exact; je volgt de betalingen van klanten op en contacteert klanten die nog openstaande rekeningen hebben; je houdt de kas bij en boekt deze in.

Je hebt kennis van preventie en risicoanalyse of bent bereid je daarin bij te scholen. Je kan deze administratief opvolgen en je collega's in het Provinciaal Streekcentrum Huysmanhoeve bijstaan in de wettelijke verplichtingen op het vlak van preventie.

**Profiel**
- Je bent gebeten door administratie en kan deze passie overbrengen naar je collega's
- Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt een beperkt aantal jaar relevante ervaring in administratie
- Je hebt inzicht in de werking van een vzw en/of de socioculturele sector
- Je hebt belangstelling voor de thema's landbouw, platteland, toerisme, erfgoed en voeding.
- Affiniteit met de regio is een pluspunt.
- Je beschikt over een rijbewijs B en eigen wagen voor dienstverplaatsingen in de regio.

**Competenties**:

- Persoonlijke competenties_
- **Verantwoordelijkheidsgevoel**: Je bent verantwoordelijk voor je opdrachten en werkt deze op een correcte manier af. Je signaleert problemen en uitdagingen en doet proactief voorstellen voor oplossingen. Je functioneert zelfstandig binnen het team.
- **Je houdt van samenwerken. **Daarbij zijn openheid en persoonlijke betrokkenheid belangrijk. Je helpt en motiveert je collega's bij de administratieve processen. Je beschikt over een groot inlevingsvermogen, kunt goed luisteren, maar ook overtuigen. Je past de principes van co-creatief werken toe, legt contacten en maakt duidelijke afspraken.
- **Openheid**: je bent vriendelijk, communicatief vaardig en je hebt een open persoonlijkheid. Je bent dienstverlenend ingesteld.
- **Creatief**: je bent creatief en bedenkt oplossingen voor problemen. Je bent niet bang om nieuwe dingen aan te pakken. Je kan omgaan met veranderingen.
- **Grote draagkracht**: Je bent stressbestendig en flexibel; je kent je prioriteiten en weet hoofdzaak van bijzaak te onderscheiden. Je bent positief ingesteld en laat je niet tegenhouden door een tegenslag.
- **Je kan stipt en nauwkeurig werken**. Je hebt oog voor detail en zet graag de puntjes op de i. Anderzijds verlies je de grote lijnen niet uit het oog en weet je hoofdzaak van bijzaak te onderscheiden.
- Technische competenties_
- Je hebt een goede kennis van Office 365 (Word, Excel, Outlook,).
- Je hebt kennis van boekhouding en personeelsadministratie en weet je weg te vinden in de administratie van de socioculturele sector.
- Je hebt een beperkte kennis van Frans en Engels om klanten te woord te staan of om in de toekomst internationale projecten aan te gaan.

**Aanbod**
- Een boeiende jobinhoud
- Gevarieerd werk in een enthousiast en gedreven team
- Verloning volgens paritair comité socioculturele sector) en relevante ervaring
- Een bureau in het landelijke Sint-Laureins
- Voltijds of deeltijds (80%) contract van onbepaalde duur
- Opleidingsmogelijkheden
- Aan

---