Hoofdsecretaris Ok

**Datum**:8 feb. 2024

**Plaats**: BE

**Bedrijf**:Universitair Ziekenhuis Gent

In het UZ Gent kom je terecht in een **innovatieve **omgeving die oog heeft voor je **talent **en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het **engagement **van alle collega's voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent **een baken van zorg**. Maak jij binnenkort mee het verschil?

Ga voor een uitdagende job als Hoofdsecretaris OK - PAZA (100 % Statutair).

**Functieomschrijving**:
Als hoofdsecretaris operatiekwartier coördineer je de administratieve werking van de dienst en ben je verantwoordelijk voor de aansturing en de opvolging van het administratief team.
- Je staat mee in voor het ontwikkelen en uitwerken van het beleidsmatige aspect van de administratie, waarbij de focus ligt op dienst-overkoepelende administratieve taken. Je werkt hiervoor nauw samen met de leidinggevenden binnen het operatiekwartier.
- Je geeft administratieve ondersteuning aan het diensthoofd verpleging operatiekwartier, de OK-coördinator en de dienstverantwoordelijke CSA en OK-ondersteunende diensten.
- Je coacht en leidt het team van secretariaatsmedewerkers en volgt de personeelsdossiers op (selectie, introductie, opleiding,). Je zet het administratief personeel in volgens de noden.
- Je creëert een motiverende werkomgeving voor jouw administratieve equipe; je hebt hierbij aandacht voor de UZ waarden, kwaliteitsbeleid, administratief gerelateerde projecten en procesoptimalisatie. Je streeft ernaar om de administratie van de dienst af te stemmen op de algemene UZ richtlijnen. Hiervoor werk je samen met de centrale administratie.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor dienst-overkoepelende taken en projecten, je ondersteunt deze administratief, houdt overzicht, verstrekt informatie en/of zorgt voor gerichte opvolging of doorverwijzing.
- Je creëert duurzame administratieve contacten met de verschillende beleidsstructuren binnen het UZ Gent, met de samenwerkende perifere ziekenhuizen, externe organisaties en verenigingen.
- Je doet voorstellen rond de implementatie van de administratieve processen op lange en middellange termijn met het oog op de verhuis naar de nieuwbouw en de daaraan gekoppelde uitdagingen.
- Je staat in voor de communicatie en efficiënte informatieverdeling binnen het operatiekwartier, dit via mail, de teamsite of andere overlegmomenten en voor het up-to-date houden van de externe communicatie van de dienst.
- Je zorgt op proactieve wijze voor een professionele administratieve ondersteuning van het diensthoofd verpleging, de OK-coördinator en de dienstverantwoordelijke CSA en OK-ondersteunende diensten. Je doet dit steeds in overleg om de dienstorganisatie en de administratie zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.
- Je notuleert en zorgt voor de verslaggeving tijdens beleidsmatige overlegmomenten (o.a. Commissie Heelkunde, OK Kernteam, OK Technische Commissie)
- Je houdt de activiteitsgegevens van het operatiekwartier bij, in samenwerking met de OK-coördinator, en zorgt voor correcte verwerking van deze data.
- Je verzorgt mee de financiële administratie van de dienst en volgt deze op. Je bereidt de personeelsbegroting voor tijdens de begrotingsopmaak en staat in voor diverse financiële rapporteringen (opvolging van inkomsten en uitgaven, facturatie, onkosten nota's,).
- Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten, werkoverleg of werkgroepen. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.

**Gewenst profiel**:

- Je bent bij voorkeur in het bezit van een bachelor diploma of/en je functioneert goed in een functie op bachelorniveau.
- Je hebt een grondige kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook). Je bent bereid je in te werken in softwarepakketten van het ziekenhuis.
- Achtergrondkennis van de werking van het operatiekwartier is een pluspunt. Je engageert je om de werking van het operatiekwartier te leren kennen.
- Je hebt een ruime administratieve ervaring. Je hebt bij voorkeur minstens 2 jaar ervaring in een leidinggevende functie in de administratie.
- Je bezit leidinggevende competenties gericht op het aansturen van medewerkers, coachen en delegeren.
- Je hebt een grondig inzicht in het beheren en optimaliseren van administratieve processen.
- Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
- Je kan efficiënt plannen en organiseren.
- Je werkt proactief, weet van aanpakken en denkt oplossingsgericht
- Je bent punctueel en hebt voeling met verwerking van data.
- Je communiceert helder en gestructureerd afgestemd op doelgroep en situatie.
- Je bent flexibel. Je kan meerdere activiteiten en deadlines parallel opvolgen en beschikt hierbij over de nodige stressbestendigheid.

**Selectieprocedure**:
Deel 2: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneerver

---