Elsene Directiesecretaris/directiesecretaresse Dgr

Studieniveau- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
- Graad- Directiesecretaris- Plaats van tewerkstelling- 7342 DGR - MIDDELEN
- Kroonlaan 145A, 1050 Elsene- Uiterste inschrijvingsdatum Max. aantal inschrijvingen- 25- Referentienummer- S 5026 T 22 05**Jobomschrijving**:
**BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE**
- Organiseren en opvolgen van de administratieve, organisatorische en facilitaire taken voor de secretariaat teneinde de directeur en de leden van de staff ondersteunen in hun missies en zo, bij te dragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de directie**FUNCTIEBESCHRIJVING**

Als
- **Administratieve ondersteuning**, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.**_Voorbeelden van taken _**
- Gestandaardiseerde brieven opstellen voor de directie.
- Gepersonaliseerde brieven opstellen op vraag van de directie of van de staff.
- Teksten, memo's, nota's en presentaties opstellen en verslagen van interne vergaderingen opstellen.
- Dossiers administratief beheren en opvolgen.
- Dossiers samenstellen.
- De post, in en uitgaande mails beheren.
- De agenda van de directeur DJT beheren.
- Kopies maken en dossiers met documentatie samenstellen.
- Vergaderingen plannen, uitnodigingen versturen en vergaderzalen reserveren.
- Rekenschap afleggen aan de directeur en aan de leden van de staff.
- Bijdragen aan de praktische organisatie van de vergaderingen.Als
- **Informatiebeheerder**, de relevante informatie met betrekking tot specifieke domeinen beheren en exploiteren om ze beschikbaar te stellen zodat iedereen in staat is zijn/haar taken uit te voeren en/of de ad-hoc procedures na te leven.**_Voorbeelden van taken _**
- De verzamelde gegevens analyseren.
- De ontvangen informatie archiveren.
- De informatie communiceren via het (de) geschikte kana(a)l(en).
- De kwaliteit van de inhoud en de vorm van de via de verschillende informatievectoren uitgedragen boodschap ontwikkelen.
- De gebruikte middelen en de informatie bijhouden/updaten.
- De functionele mailboxen beheren die door de directeur bepaald zijn.
- Beheersprocedures uitwerken, klassement en archivering van de directie.
- Het verzekeren van een praktische feedback van de dossiers die beheerd worden door de directie en de staff.Als
- **Contactpersoon**, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.**_Voorbeelden van taken
- **
- De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.Als
- **Gegevens-beheerder**, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.**_Voorbeelden van taken
- **
- De gegevensbank of het klassement van dossiers, documenten en andere informatie, aan interne en externe gebruikers uitleggen en het bijstaan in hun opzoekingen.
- Volgens procedures dossiers, documenten en andere belangrijke informatie ordennen.
- De graad van toegangkelijkheid van het klassement verhogen ( etiketering, inhoudstafel, structuur van het dossier, )

---