Procescoördinator Studentenadministratie

Odisee is dé co-hogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op co-creatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk 'in co'.

Studenten, docenten, medewerkers van de ondersteunende diensten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken - binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij.

Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

De dienst Studentenadministratie staat in voor een professionele administratie, een klantgerichte dienstverlening en een beleidsgerichte aanpak. Deze dienst is verantwoordelijk voor het administratief beheer van het onderwijsaanbod, de individuele studieprogramma's, de toelating en inschrijving van studenten, de inning van studiegelden, de examenverwerking, de opmaak van diploma's, overheidsrapportering. Dit zorgt voor een zeer gevarieerde jobinhoud. Elk proces is administratief van aard maar heeft tegelijk een sterke analytische, projectmatige en communicatieve invalshoek.
- Referentie 2023-CO-28
- Solliciteren kan tot en met 13 augustus '23

**Jouw taakinhoud**:
Om te starten zal je onder begeleiding van jouw collega's:

- individuele studieprogramma's (ISP) van studenten goedkeuren en overleggen met studietrajectbegeleiders;
- alle administratieve activiteiten ter voorbereiding van de examencommissies vervullen;
- een aantal opleidingen in de opbouw van hun programma's voor de programmagids ondersteunen en adviseren;
- gegevens controleren en monitoren die gerapporteerd worden naar de overheid en die de financiering van de instelling bepalen

Op termijn ben je in staat om één van de processen van Studentenadministratie over de volledige organisatie en zelfstandig te coördineren:

- Je zal dan fungeren als coördinator in het domein van jouw proces;
- Je zal mee de behoeften definiëren m.b.t. de ondersteunende applicaties en je zal deelnemen aan de implementatie van nieuwe ontwikkelingen;
- Je zal de te nemen stappen in het proces voorbereiden en tijdig de nodige instructies aan de medewerkers geven;
- Je zal alle stappen van je proces documenteren;

Als medewerker van de dienst Studentenadministratie ben je samen met je collega's verantwoordelijk voor een klantgerichte dienstverlening. Die dienstverlening gebeurt digitaal en live, maar ook op infodagen.

**Jouw profiel**:

- Je beschikt over een relevant masterdiploma of een bachelordiploma met mínimaal 5 jaar relevante ervaring.
- Je onderscheidt je door jouw sterk analytisch vermogen.
- Projectmanagement, gestructureerd werken en deadlines behalen geeft jou energie.
- Je bent snel weg met nieuwe digitale tools en denkt ook na over mogelijke optimalisaties van bestaande tools.
- Je kan op een heldere, klantvriendelijke en overtuigende manier communiceren, zowel schriftelijk als mondeling en kan je communicatiestijl aanpassen in functie van je doelgroep. Je zal hoofdzakelijk in het Nederlands werken, voor internationale studenten zal dat in het Engels gebeuren.
- Kennis van administratieve processen binnen de context van het onderwijs is een plus; belangrijker is evenwel dat je beschikt over een leergierige houding die je in staat stelt op korte termijn nieuwe kennis te verwerven.
- Je bent nieuwsgierig, neemt het heft in eigen handen om initiatieven op te starten, maar zorgt steeds ook voor een goede samenwerking en afstemming met je collega's.

**Ons aanbod**:

- Samenwerking in een dynamische en stimulerende onderwijsomgeving.
- Een boeiende, gevarieerde job vol interessante contacten, projecten en mogelijkheden om je competenties aan te scherpen, ook via vorming.
- Een voltijdse of deeltijdse tewerkstelling tussen 80% en 100%. Geef in je motivatiebrief aan wat jouw voorkeur geniet.
- Een contract van onbepaalde duur. Opstart zo snel mogelijk. Een voltijdse tewerkstelling, wat overeenkomt met 38 uur per week. Deze opdracht bestaat uit een combinatie van campus en thuiswerk.
- Verloning overeenkomstig graad A1 (weddeschaal 585) B1 (weddeschaal 581 of 582) of B2 (weddeschaal 592) naargelang het behaalde diploma en de voorgelegde relevante ervaring.
- Nuttige beroepservaring opgedaan buiten het onderwijs kan worden opgenomen in de geldelijke anciënniteit, voor zover ze relevant is voor de functie in de hogeschool en ze schriftelijk bewezen wordt.
- Wij bieden je een aantal bijkomende voordelen, zoals de terugbetaling woon-werkverkeer. met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, connectiviteitsvergoeding, voordelen en kortingen via Samenaankoop KU Leuven en de Lerarenkaart, gunstige aansluitingsvoorwaarden hospitalisatieverzeke

---