Coördinator Orderadministratie

Betrekking
- Functie:

- Administratief teamcoördinator
- Departement:

- Directie Financiën
- Aanstelling:

- Statutair (tijdelijk vacant - verlengbaar)
- Vereist niveau:

- Professionele bachelor
- Volume:

- 100%
- Duur:

- m.i.v of aansluitend t.e.m

Details

**Taakomschrijving**:

- Onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd boekhouding sta je in voor het coördineren, motiveren en begeleiden van een groep administratieve medewerkers binnen de dienst boekhouding bij de uitvoering van hun operationele taken en processen, om zo als een goed functionerend team te werken. Je voert de administratieve taken uit binnen de orderadministratie, om de beleidsuitvoering te ondersteunen en bij te dragen aan een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van de directie financiën.
- Je staat onder andere in voor:
- het plannen, organiseren en coördineren van de administratieve opdrachten en taken op het vlak van besteladministratie, om een doeltreffende dienstverlening te kunnen aanbieden die beantwoordt aan de kwaliteitseisen van de hogeschool;
- het verwerken van het geheel aan samenhangende administratieve taken die betrekking hebben tot de besteladministratie. Je ontwikkelt en beheert een projectplan besteladministratie, en stelt draaiboeken op voor diverse gerelateerde activiteiten. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en aanpassen van allerlei administratieve en organisatorische procedures, onder leiding van het diensthoofd boekhouding;
- het oplossen en opvolgen van de dossiers om zo een optimale dienstverlening aan te bieden aan de departementen/diensten;
- het voorbereiden van de jaarafsluit m.b.t. de besteladministratie;
- het geven van informatie aan en beantwoorden van vragen van belanghebbenden, om deze te begeleiden en te informeren. Je staat in voor de interne en externe communicatie m.b.t. de besteladministratie;
- het meewerken aan de optimalisatie van ICT-platformen, om zo de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten te verhogen;
- het functioneel aansturen, begeleiden en motiveren van de administratieve medewerkers binnen de besteladministratie in hun dagdagelijkse taken om zo een efficiënte administratieve ondersteuning te bieden op het vlak van besteladministratie die beantwoordt aan de kwaliteitseisen van de hogeschool. Je zorgt voor het creëren en behouden van een goede sfeer tussen de medewerkers en bouwt een (h)echt team uit van competente en gemotiveerde medewerkers;
- het volgen van de evoluties en ontwikkelingen m.b.t. besteladministratie, zowel op inhoudelijk vlak als op vlak van regelgeving. Je neemt deel aan interne en externe opleidingen en wisselt ervaring en kennis uit met collega's;
- het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen.

**Profiel**:

- Je hebt bij voorkeur ervaring in een boekhoudkundige functie binnen een onderwijscontext.- Je hebt bij voorkeur ervaring met ProCure, Inis en Financials.
- Je werkt klantgericht, planmatig en resultaatgericht.
- Je werkt nauwkeurig en beschikt over uitstekende ICT-vaardigheden.
- Je bent flexibel en denkt pragmatisch, constructief en oplossingsgericht.
- Je hebt verantwoordelijkheidszin.
- Je beschikt over een doorgedreven kennis van MS-Word, Excel.
- Je beschikt over een zeer goed inzichtelijk en analytisch vermogen.
- Je hebt ervaring met het uittekenen, opvolgen en beheersen van kwaliteitsprocessen.

**Toelatingsvoorwaarden**:

- Je bent in het bezit van een masterdiploma of bachelordiploma.- Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

**Aanbod**:

- Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v of aansluitend tot en met Hernieuwing van aanstelling is mogelijk binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.- Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.
- Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).
- Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,231 euro/km.**Opmerkingen**:

- Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.
- Wijze van solliciteren- Selectieprocedure
- De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of techn

---