Archivaris - Dienst Secretarie

**Vacature**
**archivaris Solliciteren tot 29 april 2024
S** **tad Vilvoorde - dienst Secretarie
Contract: A1a-A3a - voltijds - contractueel

Het stadsarchief van Vilvoorde is het collectieve geheugen van de stad en het OCWM. Naast ca. 3

strekkende kilometer overheidsarchief vind je in het archief ook een aantal kleinere verzamelingen van

verenigingen, personen en instanties die een band hebben met de stad.

Als archivaris ben je verantwoordelijk voor het beheer van dit archief. Het belang van een efficiënt

klassement voor de continuïteit van de organisatie is voor jou een evidentie en je weet ook je collega's

hiervan te overtuigen. Je houdt je bezig met het ontsluiten, bewaren en toegankelijk maken van het

hedendaags archief en ondersteunt de verschillende stadsdiensten bij hun documentbeheer, zowel

papier als digitaal. Daarnaast werk je aan de inventarisatie van het historisch archief en verwerf je

verzamelingen die relevant zijn voor de stadsgeschiedenis.

Je bent voor de stadsdiensten het aanspreekpunt voor informatie uit het archief en begeleidt burgers,

studenten en heemkundigen bij hun opzoekingen. Tenslotte ondersteun je met jouw expertise ook de

dienst Vrije Tijd bij de organisatie van evenementen zoals Open Monumentendag en Erfgoeddag.

**Wat is ons aanbod?**
- We bieden een contractuele aanstelling, voltijds,
- Weddeschaal niveau A1a-A3a, mínimale bruto beginwedde: euro/maand (voltijdse

functie).
- We verhogen je wedde met al je jaren ervaring in de openbare sector en met al je jaren

relevante werkervaring uit de privésector of als zelfstandige
- We betalen vakantiegeld, eindejaarstoelage en maaltijdcheques van 8 euro.
- We sparen voor je pensioen via de tweede pensioenpijler (3%).
- Jaarlijks krijg je 160;
- euro ecocheques en 40;
- euro Vilvoordse handelaarsbonnen als je

voltijds werkt.
- Kom je met het openbaar vervoer (tram, trein, bus), dan betalen wij je abonnement. Kom je met

de fiets dan betalen we een kilometervergoeding van 0.25 euro per km.
- We geven een gratis hospitalisatieverzekering en je gezinsleden kunnen aansluiten aan

voordelige tarieven.
- De Vilvoordse Personeelskaart biedt je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap

bibliotheek Vilvoorde, 24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad 't Zeepaardje, gratis

vissen op de visvijver in Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk,

gratis naar de film bij aankoop van een abonnement in cc Het Bolwerk.
- We bieden een interessante verlofregeling : 20 wettelijke verlofdagen en 13,5 bijkomende

verlofdagen, 14 feestdagen).
- Je uurrooster zorgt voor een goed evenwicht van vrije tijd/gezin en je werk. Thuiswerk is

mogelijk als je activiteiten het toelaten.

**Wie ben jij?**
- Je hebt een masterdiploma ofwel een diploma van universitair onderwijs of een diploma van

het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs.
- Je kan goed communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een ruime interesse in archieven en archivering.
- Je kan zelfstandig werken en verantwoordelijkheid opnemen voor je job.
- Je begeleidt de diensten in het archiveren van hun dossiers.
- Je hebt ook interesse in erfgoed en het ontsluiten ervan.

**Wat houdt de job in?**

Inhoudelijk adviseren op een bepaald domein van de stedelijke administratie en coördineren van

bepaalde inhoudelijke activiteiten en functionele aspecten

**Voornaamste verantwoordelijkheidsgebieden**:
1. Instaan voor de planning, coördinatie en opvolging van de eigen activiteiten.
- Voorbeelden activiteiten _
- Organiseren van het eigen werk op een manier die garant staat voor de tijdsplanning
- Beheren en organiseren van het stadsarchief

2. Leveren van beleids
- en/of technisch/gespecialiseerd advies met betrekking tot een specifiek domein

van de stedelijke dienstverlening.
- Voorbeelden activiteiten _
- Voorbereiden van beslissingen voor gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen
- Formuleren van beleidsadviezen voor het college van burgemeester en schepenen gebaseerd op de

dienstverlening die het bestuur wenst te realiseren op het vlak van het archief en op de wettelijke

voorschriften die ter zaken gelden.
- Opmaken van het jaarverslag voor het luik "archivering"
- Opmaken van begrotingsvoorstellen
- Opstellen van specifieke documenten in het kader van archivering, bijvoorbeeld een voorstel van

archiefbeleid, een jaarlijkse evaluatie van de gearchiveerde stukken

3. Behandelen, opvolgen en verantwoordelijkheid dragen voor complexe of strategische dossiers.
- Voorbeelden activiteiten _
- Ontwikkelen van een archiefbeheerssysteem
- Inventariseren van gearchiveerde stukken
- Bijhouden welke gearchiveerde stukken vernietigd zijn of zijn doorgestuurd naar het Rijksarchief

4. Uitvoeren van ad hoc opdrachten en bijzondere opdrachten.
- Voorbeelden activiteiten _
- Formuleren van antwoorden op specifieke vragen vanuit college van burgemeester en sche

---