Assistent Facility Rac

Studieniveau- Hoger secundair
- Graad- Assistent- Plaats van tewerkstelling- DRL - FM - MAINTENANCE BUILDING
- Kroonlaan, 1050 Elsene- Uiterste inschrijvingsdatum Max. aantal inschrijvingen- 25- Referentienummer /S6T**Jobomschrijving**:
De assistent is medeverantwooordelijk voor een vlotte administratieve ondersteuning van de sectie en de dienst. De assistent werkt mee aan de implementatie van de verscheidene processen en instrumenten in dit domein teneinde de doelstellingen van de dienst op operationeel vlak mee ten uitvoer te brengen en de verwachte resultaten te mee te helpen behalen. Dit omvat ondermeer volgende aspecten: data invoering in programma's, databewerking, -correctie en -analyse, eerste lijns contactpersoon voor de klanten, data verzamelen en behere.

**ROLLEN VAN DE FUNCTIE**

Als **contactpersoon** antwoorden op vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken:

- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte problemen volgens de procedures of regels
- De telefoon beantwoorden en de oproep doorgeven aan de gespecialiseerde personen of diensten binnen en buiten de directie
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- Berichten ontvangen en doorgeven
- B. Als **gegevensbeheerder**, Relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie

Voorbeelden van taken:

- informatie inwinnen bij verschillende bronnen m.b.t. een welbepaald domein van administratief beheer
- Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels
- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voerenAls **administratieve ondersteuning** administratieve documenten opstellen, aanpassen en/of controleren en vervolgens archiveren volgens de geldende pocedures of regels om ervoor te zorgen dat de collega's, partners of klanten op het overeengekomen tijdstip over de nodige documenten beschikken
- Voorbeelden van taken:
- De vormgeving van documenten verzorgen
- Dossiers administratief beheren en opvolgen
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst

---