Assistant·e administratif·ve

Pour le Service général du système d'information (SGSI)
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps plein (ou temps partiel min.80%), pour une durée déterminée (contrat de remplacement jusqu'au 31/12/2024)
Entrée en fonction : 01/07/2024

Contexte / Mission

Le système d'information (SI) de l'UCLouvain est organisé autour d'une infrastructure informatique composée de plus de 1000 serveurs et postes de travail interconnectés.

Celle-ci est utilisée quotidiennement par plus de 6.500 membres du personnel, étudiant·es ainsi que des centaines de visiteurs·euses réparti·es sur les 8 sites de l'UCLouvain en Fédération Wallonie-Bruxelles

Fonction

Assurer une assistance dans les tâches administratives et logistiques auprès de la direction et des responsables du SGSI :

• Assistance administrative de la direction.
• Support en matière de secrétariat : gestion du courrier, classement et archivage des documents importants, gestion des agendas et évènements...
• Gestion des appels téléphoniques de la direction.
• Appui aux processus administratifs et logistiques du SGSI.
• Soutien dans la gestion administrative de l'équipement informatique (gestion des courriers, des assurances...)
• Soutien administratif et logistique auprès de l'équipe comptable et logistique du service (création et gestion des créances internes...)
• Gestion des contacts avec les entités UCLouvain et fournisseurs.
• Gestion des salles didactiques.

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (graduat).
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, File Maker Pro, ...).
• Rigueur dans l'organisation et le traitement des dossiers.
• Excellente connaissance du français.
• Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit.
• Capacité à s'intégrer et à collaborer dans une équipe.
• Capacité à s'organiser et gérer les priorités.
• Esprit de service.
• Qualités d'accueil et contact aisé.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.