HR Administrator

il y a 3 semaines


Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Médecins Sans Frontières Temps plein


Job Description

Description

–>

The HR Admin strives for excellent HR administration for NCR International Mobile Staff (Hereafter: employees) within the mandate of MSF ICO. The HR Admin performs the end-to-end HR administration related to employment contracts management, and processing benefits programs with the highest quality and customer service attitude. The HR Admin is the front line of HR administrative support for employees, and they act as gatekeepers to ensure adherence to internal processes, HR policies, and legal compliance.

Main Responsibilities:

General Inquiries:

  • Acts as a contact person on HR administrative issues including payroll, and provides HR administrative support with an understanding of salary and benefits policies and Swiss labor law.
  • Provides support to employees on general inquiries about administrative processes, and technical casework
  • Informs HR Team Leader of recurring queries and actively prepares or updates the FAQs
  • Seeks support from C&B specialist when needed

Contract management:

  • Monitors the complete registration of employees in the HRIS systems and files by gathering and checking all relevant information needed for the completion of a contract
  • Based on the Work Order issued by a managing section, develops an employment contract, and makes sure an employee's agreement before an assignment starts
  • Works closely with the managing sections to ensure the details (end of contract date) are correct before issuing the End of Contract form and closing a contract
  • Terminates an employment contract with the information received by managing sections
  • Ensures the validity of Employment contracts throughout the employment period

Salary Process Support:

  • Reviews and ensures previous experiences of employees for salary grading are done properly using MSF's IRPII processes and standards
  • Cross Admin
  • Carries out activities as required to support the workflow for all Cross Admin-related activities
  • Provides administrative information related to contract and salary to OCs as requested

HRIS and Data:

  • Administrates and coordinates employment processes, e.g. collecting all relevant documents and accurately maintaining employee personnel files and personnel database
  • Regularly updates HR information systems (HRIS) (HR databases and Excel-based), the electronic filing systems, and other HRIS relevant to employees, ensuring information on all employees is accurate, complete, and processed confidentially in line with GDPR
  • Gives (technical) support to employees and other users regarding Employee Self Service portal

Benefits Administration:

  • Ensures timely registration and deregistration of international medical insurance
  • Advises employees regarding health insurance claims
  • Ensures timely registration and deregistration of International Retirement Saving Plans
  • Responds to employees' inquiries regarding the International Retirement Saving Plans

General Administration:

  • Ensures adherence to the internal policies and participates in the continuous development of work processes
  • Seeks continuous improvements in HRIS, processes, and procedures to make them more effective, efficient, and always with a customer focus
  • Supports collating key HR information, providing regular and ad-hoc statistics for reporting
  • Takes responsibility for planning and prioritizing workload, ensuring that tasks are completed within the agreed timescales, taking the initiative to adapt priorities as required by changing priorities

Compliance and GDPR:

  • Advises the HR Team Leader regarding any potential risks and particular cases
  • Acts as the first point of escalation for compliance on all GPDR-related matters for data privacy and document management
  • Monitors and solves specific cases relating to contractual issues in Swiss labor law

Others:

  • Works closely with overseas counterparts and the HR Admin team to ensure a smooth HR administration process; uses own initiative to troubleshoot and escalate any issues to HR Team Leader as necessary
  • Disseminates information and documentation received from the field, OCs relating to security, health, and situation reports appropriately
  • Works closely with and support the other HR Admins to ensure a smooth and effective HR service provision to employees, continually sharing and developing knowledge and best practice as appropriate
  • Supports the training of new team members
  • Together with the broader ICO department, works towards a common project
  • Job requirements
  • Minimum 1-year experience in MSF HR Admin. Experience as OC HR admin will be highly valued
  • Knowledge of MSF HR admin policies & processes, including IRP2
  • Ability to work independently with minimal supervision
  • Excellent planning and organizational skills
  • Knowledge of Swiss employment law is an asset
  • Good interpersonal and communication skills
  • Pragmatic, rigorous
  • English essential. French desirable

Source:



Recommend your friend

–>


To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where ) you saw this internship posting.


  • HR Administrator

    Il y a 2 mois


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Walters People Temps plein

    Une fonction de HR Administrator vient d'être créée au sein d'une entreprise active dans le secteur du service située en plein cœur de Bruxelles. En tant que HR Administrator pour cette entreprise, vous participerez à la gestion quotidienne des RH. Vous évoluerez dans une équipe de 3 personnes.En tant que HR Administrator, vous serez responsable des...

  • hr administrator

    il y a 3 semaines


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Walters People Temps plein

    An exciting opportunity as HR Administrator has just become available in a company active in the real estate sector. As HR Administrator, you will work closely with another colleague, and report to the head of HR. You will be responsible for delivering an efficient HR service to about 300 employees based in Belgium and Luxembourg. The office is located in...

  • hr administrator

    Il y a 2 mois


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Walters People Temps plein

    An exciting opportunity as HR Administrator has just become available in a company active in the real estate sector. As HR Administrator, you will work closely with another colleague, and report to the head of HR. You will be responsible for delivering an efficient HR service to about 300 employees based in Belgium and Luxembourg. The office is located in...

  • HR Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Accent Temps plein

    **Functiebeschrijving**Voor de vacature van HR Administrator Brussel horen volgende zaken tot jouw takenpakket : HR:- Evaluatie van voorstellen voor wijzigingen in HR- en administratiegerelateerd beleid en procedures- Preventieadviseur - verantwoordelijk zijn voor werknemerspreventie in coördinatie met de HR Senior Officer- Onboarding-coördinatie in nauwe...

  • HR Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Accent Temps plein

    Onze klant, gelegen op wandelafstand van het Centraal Station in Brussel is een bank geboren en getogen in België. Uitgeroepen tot beste spaarbank, helpen wij hen bij de aanwerving van een HR Officer profiel.Zin om deel uit te maken van een nieuwe bank, waar je enorm veel gaat leren, waar de groeicurve binnen elke functie hoog staat? Wil je op kennis maar...

  • HR Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Accent Temps plein

    Onze klant, gelegen op wandelafstand van het Centraal Station in Brussel is een bank geboren en getogen in Belgi. Uitgeroepen tot beste spaarbank, helpen wij hen bij de aanwerving van een HR Officer profiel.Zin om deel uit te maken van een nieuwe bank, waar je enorm veel gaat leren, waar de groeicurve binnen elke functie hoog staat? Wil je op kennis maar ook...

  • HR Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Fednot Temps plein

    Overzicht:**Wie zijn wij?**Fednot is de beroepsvereniging van notarissen.Dankzij de dagelijkse investering van bijna 200 werknemers kunnen notarissen in de essentiële momenten van hun leven (samenwonen/huwelijk, een huis kopen, een bedrijf starten,...) kwaliteitsvolle diensten aanbieden aan de burgers.Fednot speelt een voortrekkersrol met een breed scala...

  • HR Administrator

    il y a 6 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Tenos BV Temps plein

    Voor een gereputeerde speler in het **centrum van Brussel** zijn we op zoek naar een **HR Administrator voor vaste aanwerving **die binnen het Payroll team de HR afdeling zal versterken. In deze functie zal je rechtstreeks rapporteren naar de Payroll manager.**Jouw taken**:- Dagelijks bijhouden van **ziekte- en verlofdagen.**:- Registratie van medische en...

  • HR Administrator

    il y a 6 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Accent Temps plein

    Onze klant heeft 42 filialen verspreid over het hele land, van de Ardennen tot aan de zee. Hun moderne vloot bestaat uit minibussen, luxe-autocars, liftcars, dubbeldekkers en VIP-touringcars waardoor ze zich kunnen aanpassen aan de noden van alle reizigers in binnen- en buitenlandFunctiebeschrijvingVoor het hoofdkantoor te Neder-Over-Heembeek zoeken we een...

  • HR Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Accent Temps plein

    Onze klant heeft 42 filialen verspreid over het hele land, van de Ardennen tot aan de zee. Hun moderne vloot bestaat uit minibussen, luxe-autocars, liftcars, dubbeldekkers en VIP-touringcars waardoor ze zich kunnen aanpassen aan de noden van alle reizigers in binnen- en buitenlandFunctiebeschrijvingVoor het hoofdkantoor te Neder-Over-Heembeek zoeken we een...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Vlaamse Overheid Temps plein

    **Je functie in het kort**:Hou jij ervan om dossiers te behartigen en de bijhorende regelgeving toe te passen? Ben je sterk in adviesverlening en administratieve afhandeling? Is klantgerichtheid één van je troeven en wil je werken binnen een sterk gedigitaliseerde omgeving? Dan ben jij misschien wel de persoon die wij zoekenAls HR administrator/payroll...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Outsourcing Solutions NV Temps plein

    **Omschrijving**:In deze **freelance opdracht** werk je als freelance HR Administrator in Hasselt.** **Gedurende enkele maanden ondersteun jij enkele dagen per week het team. Je komt terecht in een bedrijf in groei in regio Hasselt. Werken via Bright Plus Outsourcing Solutions betekent dat je alle vrijheid als Freelancer behoudt, dat je makkelijk nieuwe...

  • HR - Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Tormans Group Temps plein

    TS25374- Brussel**Een mooie kans voor **een talent** als jij**Bij Tormans krijg je een **vast contract** en toch veel variatie door onze **uiteenlopende projecten**. Loopt een project af? Dan zorgen wij voor een volgend **boeiend project** bij één van onze klanten. **Freelance**? Ook dan kan je bij ons aan de slagJe komt terecht in een familiaal,...

  • HR Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Kliniek Sint-Jan Temps plein

    Deeltijds- Afdeling: Administratie & ICT**Beschrijving van het bedrijf**:In het hart van Brussel, zorgen wij voor iedereen. Voor onze patiënten én voor onze collega's. Wij zijn op zoek naar een woordvoerder en verantwoordelijke van de communicatiedienst die ons helpt die missie onder de aandacht te brengen, zowel intern als extern.Als woordvoerder en...

  • HR Administrator

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Equans Temps plein

    **Domaine**: Fonctions Supports/Autres- **Type de contrat**: Permanent- **Temps de travail**: Full-Time- Wij zoeken een **HR Administrator** voor Aartselaar en Brussel.**Onder leiding van de Team Leader sta je in voor het volgende**:- je controleert proactief de timesheets in het tijdsregistratiesysteem zodat de gegevens tijdig en volledig kunnen worden...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique HR talents Temps plein

    Introduction:For our client, a global law firm, we are seeking an enthusiastic, dynamic professional to support the HR department across a range of initiatives to achieve delivering administrative support to the team.This position represents a unique opportunity to provide expertise working with talented, engaged and visionary colleagues and stakeholders.Job...

  • HR Project Consultant

    il y a 6 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique HR talents Temps plein

    **Introduction**:HR Talents est synonyme d'expertise et de croissance en matière des Ressources Humaines. Avec HR Talents, nous faisons partie de House of Talents, un réseau international spécialisé dans les métiers en pénurie. Aujourd'hui, HR Talents recherche des consultants enthousiastes qui souhaitent développer leur expertise en matière des...

  • HR Project Consultant

    il y a 5 jours


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique HR talents Temps plein

    **Introductie**:HR Talents staat voor HR expertise en groei. En groeien, dat doen we samen. Met HR Talents zijn we een onderdeel van House of Talents, een internationaal HR netwerk gespecialiseerd in knelpuntberoepen. Vandaag is HR Talents op zoek naar enthousiaste HR Project Consultants die hun HR expertise verder wensen te ontwikkelen.Wil je graag advies...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique SD Worx Staffing Solutions Temps plein

    **Functieomschrijving**Ben je op zoek naar een job in de HR sector en kan je terugblikken op een eerste ervaring?Lees dan zeker verderVoor een bedrijf gelegen te Brussel zijn we momenteel op zoek naar een HR administrator voor een opdracht van mínimaal 6 maanden. De opdracht kan verlengd worden.Je taken bestaan uit:- Registratie van de aanwezigheden en...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Square City Temps plein

    **_Verwacht het onverwachte voor jouw talent _****_Square City werkt als trusted advisor voor profielen in office, logistiek & supply chain. _****_Wij bieden expertise, dialoog en continuïteit om als selectiepartner de juiste match te vinden voor onze klanten en kandidaten. Door ons uitgebreid netwerk van professionals en de persoonlijke benadering van onze...