Medewerker studentenadministratie

We zijn op zoek naar een heel toffe collega die uitdrukkelijk kiest voor een administratieve functie, en die veel goesting heeft om verder mee te bouwen aan onze studentenadministratie.Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma organisatie en management / office management of je hebt relevante ervaring voor de job. Werkte je reeds in een opleidings- of onderwijscontext, dan is dit alvast een fijn pluspunt.Uiteraard ben je vlot in administratie en ben je sterk in het werken met o.m. Word, Excel, Outlook en MsTeams (MsOffice). Je hebt ook reeds gewerkt met SAP, volgt bij ons nog een opleiding of zoekt nodige info op in beschikbare draaiboeken voor vlot gebruik ervan.Communiceren in het Nederlands en Engels kan je vlot, zowel mondeling als schriftelijk. Als je daarenboven noties hebt van gesprekstechnieken die je kan toepassen in je contacten met studenten, is dit alvast een extra plus.Je houdt ervan om precies en nauwgezet te werken en je kan je eigen werk vlot en dynamisch organiseren. Klantgerichtheid en vlot in de omgang, zijn je ding.Bij flexibel zijn denken we niet meteen aan hoe snel je kan draaien op je bureaustoel, maar eerder aan hoe je je soepel kan aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar.We leunen graag op jouw stevige administratieve schouder: je staat in voor de (her)inschrijvingen van studenten, de puntenverwerking, het opvolgen van de studentendossiers en de ondersteuning voor studieloopbaanbegeleiding en zorgcoördinatie.Wat dat precies betekent? Een heel gevarieerd pakket aan taken, waaronder:Je zet je in om de studieloopbaan van alle studenten van inschrijving tot diploma administratief te verwerken. Het gaat zowel om de elektronische verwerking van studentengegevens, het volledig beheer van de studentendossiers, als om het verstrekken van diverse soorten attesten.Je houdt van een correcte en precieze verwerking van evaluatiecijfers en bereidt de examencommissie voor. Je ondersteunt de examencommissie vanuit je sterk administratieve bril en leunt hierbij op een gedegen kennis van de gangbare studievoortgangsmaatregelen.Je bent binnen de studentenadministratie een vlot aanspreekpunt voor de (internationale) studenten en behandelt met plezier individuele vragen van studenten met betrekking tot hun studentendossier/studieprogramma.Je houdt van een degelijk archief met studentengegevens waarin jij en je duo-collega vlot alles terug kan vinden. Je screent ook regelmatig en vlot inhoudelijk de facultaire webpagina’s en digitale platformen en zorgt voor de updates.Je houdt van cijfertjes en werkt actief mee aan het aanleveren van gerichte data relevant voor de faculteit.Je maakt graag verslag op een kwaliteitsvolle manier, bijvoorbeeld van het teamoverleg.Je ondersteunt de studieloopbaanbegeleiders en zorgcoördinatoren administratief en helpt bij de organisatie van de examenfaciliteiten; Je volgt waar nodig specifiekere vorming aan de universiteit: sommige opleidingen dien je immers verplicht te volgen in het kader van je specifieke administratieve taken. Daarnaast vertegenwoordig je de dienst in gerichte werkgroepen van de universiteitJe staat bij het uitvoeren van de taken niet alleen, je vervult een duo-rol met je collega medewerker studentenadministratie en maakt deel uit van een groter team (OSO). Je werkt nauw samen met docenten en de centrale studentenadministratie.Binnen het team OSO fungeer je als back-up voor bepaalde taken van collega's. Ruimer kan je een rol opnemen binnen een of meerdere projectgroepen van de campusdiensten.De Faculteit Architectuur van de KU Leuven staat voor gerenommeerd architectuuronderwijs. Ze verzorgt de opleidingen architectuur, interieurarchitectuur, stedenbouw en ruimtelijke planning en de educatieve master ontwerpwetenschappen op de campus Sint-Lucas in Brussel en Gent. De faculteit telt ongeveer 2300 studenten en 350 personeelsleden en is onderdeel van de Groep Wetenschap en Technologie van de KU Leuven. Voor de dienst Onderwijs, studenten en onderzoek (OSO) van de campusdiensten zoeken wij een medewerker studentenadministratie.Je komt terecht in een tof en ruim team met een diversiteit aan expertises. Koffie of thee is er steeds, alsook vaak koekjes en taart We zijn trotse bezitters van een stevig teamkompas dat je vlot door onze missie, waarden en leidende principes zal loodsen. We vinden een goede opstart van nieuwe collega’s een topprioriteit, één van ons is graag peter/meter voor je tijdens je startperiode. We hopen je vanaf half augustus 2024 te kunnen verwelkomen.We voorzien een takenpakket voor een 100% aanstelling en we bieden je een contract van onbepaalde duur. We denken graag mee na over een haalbare combinatie werk-privé op jouw en onze maat. We houden ervan zowel voldoende op de campus aanwezig te zijn als te kunnen telewerken van thuis uit; volgens onze teamafspraken hybride werken en na je inwerkperiode.De campus Sint-Lucas Brussel is je hoofdwerkplaats. Verplaatsingen naar de campus Sint-Lucas Gent of Leuven in kader van teamwork, werkgroepen of opleiding vormen geen probleem. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. We nemen je opgebouwde anciënniteit in rekening. Hiernaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ecocheques en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de jobsite.