Executive Assistant

La société Coexpair, basée à Namur, est le leader mondial dans le domaine de l'ingénierie et la construction d'équipements et de logiciels de production pour le secteur aéronautique. Tous les grands noms du secteur font partie de notre portefeuille de clients.

Nos bureaux sont situés au milieu d'espaces verts dans le parc d'affaires Ecolys et sont faciles d'accès. Nos 35 collègues ont choisi et restent chez Coepair parce qu'ils aiment le travail d'équipe dans un environnement international, sont dynamiques et rigoureux, créatifs et innovants, et participent avec succès à l'évolution d'une aéronautique respectueuse de l'environnement en proposant des technologies bas carbone pour la fabrication des avions du futur.Pour faire face à notre croissance, nous sommes à la recherche de notre collègue, qui sera responsable de la gestion administrative de la société (assistance générale, gestion du personnel, assistance à la comptabilité et support à la gestion du système qualité).

En tant qu'Executive Assistant, vous aurez comme objectif d'assurer un support efficace et performant de notre administration, permettant ainsi à vos collègues de se concentrer sur leurs objectifs stratégiques.

Support à la direction

• Offrir un support administratif à notre CEO et nos collègues, gérer les calendriers, planifier les réunions, coordonner les voyages et les foires professionnelles auxquelles nous participons ;
• Être l'agent de liaison entre les différents collègues et parties prenantes, internes et externes, assurant un suivi discret des demandes ;
• Prioritiser et gérer de multiples tâches et projets en parallèle ;
• Identifier les opportunités et proposer des solutions d'améliorations ;
• Assurer le suivi journalier de nos procédures administratives liées à notre système qualité EN9100.

HR

• Assurer le support aux directeurs lors des recrutements;
• Assurer la mise à jour précises des données du personnel : contrats de travail, suivi des prestations et des congés, … ;
• Assurer la paie du personnel en étroite collaboration avec le secrétariat social ;
• Faciliter le suivi des processus RH : évaluation, performance, formation, onboarding et offboarding, ….

Comptabilité et finance

• Gérer les commandes des clients : encoder les contrats dans notre ERP, jusqu'à facturation et paiement ;
• Reporting des projets : consolidation des dépenses relatives aux projets en vue de la facturation aux clients et aux organismes subsidiants ;
• Réconcilier commandes, livraisons et facturation des fournisseurs ;
• Utilisation du logiciel comptable et gestion des banques

Nous recherchons une personne ayant les compétences et qualités suivantes :

• Formation de niveau bachelier en RH ou en comptabilité ou en secrétariat de direction ;
• Une première expérience dans une fonction comparable, idéalement dans une entreprise certifiée par une norme ISO ou EN ;
• Une bonne connaissance de l'anglais est indispensable (minimum B2), à l'écrit et à l'oral ;
• Rigueur, systématique, capable de prendre des initiatives, souci du détail et de la perfection ;
• Agile ;

Coexpair offre un package salarial à la hauteur de vos compétences, en adéquation avec les meilleures pratiques du marché : rémunération annuelle correspondant à 13,92 fois le salaire mensuel, rémunération variable (bonus), ticket repas, frais de représentation, assurance hospitalisation, assurance ambulatoire, assurance groupe, écochèque, etc.