Gestionnaire logistique et comptable

Pour le Service de Gestion Système et coordination Logistique et Comptable (GSLC), de l'Administration des finances (ADFI)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat à temps plein pour une durée déterminée (contrat de remplacement)
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service GSLC, le/la gestionnaire logistique et comptable/Financial Officer (CLC) « ADFI » a pour mission, sur l’ensemble des sites géographiques actuels et futurs du réseau CLC, d’assurer un relais entre l’Administration des Finances et les entités.

Il/Elle est ainsi amené·e à se mobiliser d’entité à entité en fonction des nécessités déterminées par la responsable du service GSLC.

Pendant l’absence de la CLC/Financial Officer locale, il/elle assure le suivi du travail, se rapprochant des utilisateurs·trices en difficulté, et devient ainsi le/la garant·e de la réponse à deux enjeux institutionnels :
•    Alléger la charge administrative liée aux contrats de recherche des académiques/scientifiques afin qu’ils/elles puissent se consacrer à leurs missions premières ;
•    Accroître l’efficacité et la qualité de la gestion financière dans sa globalité (intégration des opérations et maîtrise des flux, respect des contraintes légales et des sources de financement, rencontre des besoins de terrain et centraux, aide à la prise de décision, contrôle de gestion, respect des échéances, …).

Lorsqu’il/elle n’est pas en mission locale auprès d’un institut de recherche, d’une faculté ou d’un service central, le/la CLC/Financial Officer « ADFI » s’intègre aux différentes activités des membres de l’équipe GSLC. Il/Elle prend notamment en charge les formations initiales au métier de CLC/Financial Officer et l’amélioration des supports y relatifs. Il/Elle apporte également une aide à l’organisation du travail ainsi qu’à l’insertion d’une CLC/Financial Officer en équipe locale.

Fonction

La fonction comprend une diversification très importante des tâches et inclut les tâches principales suivantes :

• Assister les responsables de l’entité desservie dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions, aide à la prévision de coûts (de personnel et matériel), aide à la justification et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, et ce, dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les autres services de l’Administration centrale.
• Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire.
• Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures clients, « gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations, …, dans le progiciel et les applications de l’UCLouvain).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/ gestion financière.
• Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft : Word, Excel…).
• Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B1 idéalement souhaité).
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices.
• Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités.
• Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité.
• La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout.
• Proactivité pour aller chercher l’information.
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse.
• Résistance au stress.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.