Assistant·e de direction

Pour le Cabinet du Recteur/de la Rectrice (CRCT)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps partiel (90%), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : mi-septembre 2024

Contexte / Mission

En tant qu’assistant·e de direction au sein du Rectorat, vous accompagnerez certains membres du Conseil rectoral afin de faciliter et d’optimaliser la gestion administrative de leur mandat. En étroite concertation avec la/le Chef·fe de Cabinet (responsable hiérarchique et fonctionnel·le), vous serez la personne de confiance qui assure le suivi administratif des demandes et dossiers.

Par votre fonction, vous serez en contact avec les membres du Conseil rectoral, les entités de l’Université et, à l’externe, les organes nationaux et internationaux. Vous serez intégré·e dans l’équipe administrative du Rectorat et collaborerez avec vos collègues à des tâches transversales.

Les maîtres-mots de votre fonction : organisation et gestion de l’agenda, sens du service, collaboration, support administratif, rapport régulier sur l’état des dossiers, en toute discrétion.

Fonction
 

- Organisation de l’agenda et accueil :
 

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien des Autorités concernées
• Participer à la préparation des calendriers annuels de procédures
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Traiter les courriers et courriels entrants et sortants
• Accueillir les visiteuses et visiteurs
• Préparer et organiser la logistique des événements : réunions et séances de différents organes, déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication, …)

- Gestion, suivi et archivage des dossiers et documents :
 

• Préparer et assurer la procédure de recrutement des chercheur·es qualifié·es

- Communication :
 

• Assurer le rôle de contact avec les différent·es interlocuteurs·trices et services (internes et externes) impliqué·es dans l’exercice de la fonction des Autorités concernées
• Veiller à transmettre les informations aux entités concernées
• Rédiger des courriers, relecture et corrections de documents

- Organes de gouvernance :
 

• Assurer le support administratif et logistique des réunions de certains organes de gouvernance
• Selon les besoins du service, assurer le support administratif et logistique des réunions

- Activités transversales du Cabinet du Recteur/ de la Rectrice :
 

• Organiser et assurer le support logistique des activités transversales du Cabinet
• Collaboration, support et backup des collègues si et lorsque besoin

Point d'attention : Pas de télétravail possible dans cette fonction

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du Cabinet.

Qualifications et aptitudes requises
 

• Diplôme de bachelier professionnalisant ; expérience de quelques années dans une fonction administrative comparable
• Maîtrise de la bureautique, de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Sharepoint, agendas partagés, Teams, conférences à distance, …)
• Parfaite maîtrise du français (en ce compris capacités rédactionnelles), bonne maîtrise de l’anglais (au moins niveau B2). La connaissance du néerlandais est un atout
• Bonne connaissance et utilisation des méthodes de classement et d’archivage, de la numérisation
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Résistance au stress ; flexibilité et disponibilité
• Organisation, sens des priorités, rigueur et capacité à s’approprier les procédures établies
• Réactivité et autonomie ; capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe et aisance relationnelle

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.