Dossierbeheerder Aankoop

Bij de Technische Diensten beheren een team van gedreven collega's het patrimonium van de KU Leuven. We verzorgen het onderhoud van honderden gebouwen en werken mee aan de ontwikkeling van nieuwe sites. Zo werken we een dag in een historische bibliotheek en de volgende in een hypermodern labo.

Als eenheid binnen de Directie Technische Diensten staat de dienst Aankoop in voor de ontwikkeling en de implementatie van een universiteitsbreed aankoopbeleid en coördineert zij het aankoopgebeuren binnen de organisatie op een klantgerichte, professionele en kwaliteitsvolle manier in overeenstemming met het regelgevend kader. Wij behandelen aankoopdossiers voor zowel goederen, diensten als werken.

Je wordt een teamlid van Aankoop, een gedreven team van een 25-tal collega's dat met enthousiasme en zin voor dienstverlening een partnership opbouwt met de interne klanten. Functieomschrijving

• Je ondersteunt aankoopadviseurs en interne klanten door het administratief beheren en opvolgen van aankoopdossiers volgens de wetgeving inzake overheidsopdrachten.
• Je staat in voor het opstellen van lastenboeken, voorbereiden van gunningsverslagen en het opmaken van briefwisseling in het kader van aankoopprocedures.
• Je publiceert opdrachten via het Public Procurement platform van de overheid.
• Je registreert bestellingen en contracten in het softwarepakket SAP.
• Je verzekert de voortgang van het administratieve proces en communiceert hierover met aankoopadviseurs en interne klanten.
• Je staat mee in voor de opvolging van de aan jou toegewezen universiteitsbrede raamovereenkomsten.
• Je onderhoudt en controleert de catalogi op het elektronisch bestelplatform van KU Leuven. 
• Je maakt deel uit van de helpdesk Aankoop en staat mee in voor de opvolging van gemeenschappelijke agenda's en mailboxen. 

Profiel

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma in een administratieve, economische of juridische richting. Ook als je door je ervaring een gelijkwaardig niveau hebt, kan je in aanmerking komen voor deze functie.
• Je hebt bij voorkeur relevante werkervaring met aankoop of met de opvolging van wettelijke (aankoop)procedures.
• Kennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten of ervaring met de administratieve taken van (Europese) aanbestedingen van werken, leveringen en diensten is een pluspunt. Je bent in ieder geval bereid je die kennis snel eigen te maken.
• Je kan vlot werken met Word en Excel. Kennis van SAP en Access is een pluspunt.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig en je kan ook goed samenwerken. Je bent een teamplayer.
• Je werkt proactief en klantgericht en je kan je inleven in de noden en vragen van de interne klant.
• Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels. 

Aanbod Groepsverzekering Laptop Internetvergoeding / Abonnement Individuele hospitalisatieverzekering Hospitalisatieverzekering voor familie Leasefiets Parking Eco Cheque Opleiding Thuiswerk

• Een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
• Klantgericht, Waardering, Initiatief, Samen en Professioneel zijn onze kernwaarden. Ze zijn richtinggevend voor de wijze waarop we met collega's en externen omgaan.
• Hybride werken is mogelijk in deze functie. Daarbij streven we naar een evenwichtige combinatie van on campus werken en telewerken.
• We vinden een goede werk-privébalans van al onze medewerkers belangrijk.
• We beschikken over een ruime waaier aan opleidingen waarbij we willen inzetten op jouw talenten en persoonlijke groei.
• Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets en fietsvergoeding.

---