HR Officer M/V/X

Referentie 5978313 |Gecreëerd op 14 oktober 2026

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel
• Aantal jaren ervaring : Minstens 3 jaar ervaring

Beschrijving van het bedrijf

Memisa is een Belgische NGO die actief is in medische ontwikkelingssamenwerking. Het is de missie van Memisa om de toegang tot kwaliteitsvolle gezondheidszorg voor iedereen, en met name voor de meest kwetsbaren, te verbeteren ende perifere gezondheidssystemen te versterken. Momenteel zijn we actief in DR Congo, Burundi, Benin, Guinee, Mauritanië en India. In België is Memisa betrokken bij het vergroten van het bewustzijn over wereldburgerschap en over ongelijkheden in de toegang tot gezondheidszorg, om de internationale solidariteit te versterken.

Om de Human Ressource afdeling te versterken, werft Memisa een voltijdse HR Officer in België aan.

¿Memisa voert een niet-discriminerende aanwervingsbeleid en moedigt de deelname van alle mensen aan, ongeacht hun afkomst, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit of godsdienst.¿

Beschrijving van de functie

• Positie en bevoegdheden

De HR Officer :

• rapporteert voor alle onderstaande taken rechtstreeks aan de HR Manager enwerkt nauw samen met de andere leden van de HR-afdeling ;
• is verantwoordelijk voor het HR-beheer van het personeel van de hoofdzetel en de expatriates;
• speelt een belangrijke ondersteunende rol in de personeelsaanwervingsprocedure;
• ziet toe op de correcte toepassing van het arbeidsreglement in het algemeen (hoofdzetel en expatriates);
• fungeert als aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot dienstreizen, met name over de reisprocedure en de dagvergoedingen (per diem), en zorgt ervoor dat de relevante informatie actueel blijft (nieuwe bedragen van de dagvergoedingen - FOD, wijzigingen in de procedures voor het verkrijgen van visa, enz).
• Taken en verantwoordelijkheden

Beheer van personeelsdossiers (hoofdzetel en expatriates) en naleving van de wettelijke verplichtingen: toekenning en opvolging van verloven, loonbeheer (administratieve opvolging van de werknemers via HR-software en een Excel-bestand), controle van de tijdsregistraties vóór de loonverwerking, communicatie van specifieke situaties aan het sociaal secretariaat en goedkeuring van de loonverwerking na validatie door de HR Manager.

• Opvolging van facturen: voert een grondige controle uit in samenwerking met de Finance Officer.

Bijdragen aan de uitwerking en actualisering van HR-procedures op technisch vlak: regelmatig opstellen en actualiseren van HR-procedures die verband houden met de uitvoering van de functie.

Ondersteuning bij het aanwervingsproces van personeel voor de hoofdzetel en expatriate.

• Administratieve opvolging van dienstreizen (Bereidt het administratieve dossier, de vluchten (reisroutes, visa enz), de accommodaties enz.

Communicatie, documentatie en informatie, zowel intern als extern gericht:

• Beantwoordt alle vragen binnen het eigen bevoegdheidsdomein en in het kader van de functie.
• Onderhoudt een constructieve relatie met de verschillende partners.
• Volgt de wettelijke en ethische verplichtingen op die van toepassing zijn op ngo's en non-profitorganisaties.
• Actualiseert de documenten en indicatoren die verband houden met de functie, evenals de lijst met contactgegevens.

Alle andere HR-taken die door de hiërarchische leidinggevende (N+1) worden toegewezen. Deze takenlijst is niet-limitatief en kan worden aangevuld naargelang de behoeften van de HR-afdeling en de competenties van de medewerker.

• Diploma in Human Resources, Arbeidswetenschappen of een andere relevante opleiding
• Minstens 3 jaar relevante beroepservaring in personeelsbeheer

Troeven:

• Beroepservaring bij een internationale ngo
• Affiniteit met de waarden en doelstellingen van Memisa;
• Een mensgerichte benadering van personeelsbeheer;
• Professionele, ethische en deontologische betrokkenheid bij alle taken die verband houden met de functie;
• Zowel in teamverband als zelfstandig kunnen werken
• Innovatievermogen en het vermogen om te plannen en prioriteiten te stellen;
• Goede relationele en communicatieve vaardigheden;
• Discretie, luistervaardigheid en beoordelingsvermogen;
• Het vermogen om een vertrouwensrelatie op te bouwen;
• Goede beheersing van informatica- en kantoorsoftware;
• Een zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans en het Nederlands; kennis van het Engels is een pluspunt.

Taalvaardigheden

• Begrijken : Vaardig + (C2)
• Schrijve