Employé d'administration au sein d'un CPAS
Il y a 5 jours
Fontainel'Évêque, Henegouwen, Belgique
Centre public d'Action sociale de Fontaine-l'Evêque - CPAS
Temps plein
32 000 € - 45 000 € Contrat
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Mission :
L'employé d'administration (m/f) détermine de façon autonome la stratégie optimale de coordination des dossiers qu'il gère. Il/elle investigue au sujet des informations manquantes et informe sur le contenu et l'état d'avancement des dossiers. Il/elle conçoit les processus de gestion, les procédures, constitue les dossiers et rédige les informations utiles et nécessaires à leur continuité.L’agent sera affecté à l’organisation des archives, du service accueil et assistera la direction générale.
Compétences prioritaire :
- Constituer des dossiers liés au domaine d'application.
- Constituer des systèmes de classement et d'archivage pertinents.
- Contrôler la validité et l'authenticité des documents et pièces annexes.
- Détecter et signaler les erreurs éventuelles dans les dossiers.
- Identifier les besoins de matériel et d'équipement.
- S'assurer des autorisations avant d'aller de l'avant dans le traitement du dossier.
- S'assurer du respect des réglementations et procédures administratives en vigueur ainsi que des règles de déontologie.
- Vérifier les montants disponibles sur les articles budgétaires avant d'entamer les démarches d'achats.
- Assurer le suivi des documents du service, de la boite mail, des informations, des dossiers, ...
- Assurer le suivi des décisions du Bureau Permanent, du Conseil de l’action Sociale et des Comités Spéciaux, des courriers, des bons de commande.
- Centraliser les besoins de matériel d'équipement pour effectuer des commandes groupées.
- Centraliser les documents et informations relatifs à la gestion des dossiers, des chantiers, des projets.
- Classer les données, les informations, les courriers, les dossiers.
- Établir des bons de commande.
- Mettre en page les textes et les documents.
- Photocopier des documents, des dossiers.
- Prioriser les informations et les dossiers selon leur état d'urgence et d'importance.
- Préparer les documents pour les réunions.
- Rassembler les informations et/ou les documents par dossiers.
- Collaborer avec les membres du service et les usagers.
- Orienter les visiteurs du service vers la personne ressource, le gestionnaire de son dossier.