Office Manager | Rechterhand zaakvoerder | FT

Coördinatie administratie & commerciële binnendienst | technische omgeving | bedrijfswagen mogelijk

Krijg jij energie van een bedrijf dat dankzij jou vlot draait? In deze functie zorg je ervoor dat mensen, administratie en commerciële opvolging goed op elkaar aansluiten. Je brengt structuur waar die nodig is, pakt praktische vragen aan en neemt steeds meer beslissingen zelfstandig op. Zo geef je de zaakvoerder meer ruimte om zich op sales en projectopvolging te richten.

Je komt terecht in een familiale kmo met een technische werkomgeving en korte beslissingslijnen. De productiemanager volgt de productie en de technische werking op. Jij coördineert de dagelijkse werking buiten de productie. Samen zorgen jullie ervoor dat collega’s weten bij wie ze terechtkunnen en dat het werk vooruitgaat, ook wanneer de zaakvoerder afwezig is.

Wat ga je doen als Office Manager | Rechterhand zaakvoerder?

Je krijgt een breed takenpakket dat mee evolueert met jouw ervaring en sterktes. Je hoeft dus niet vanaf dag één overal het antwoord op te hebben. Wel ben je iemand die initiatief neemt en zich graag vastbijt in uiteenlopende onderwerpen.

• Je coördineert de administratieve werking: van bestellingen en verzending tot praktische vragen van collega’s en klanten.
• Je bewaakt de opvolging van offertes en denkt mee over een vlotter offerteproces. Daarbij begeleid je de collega’s die offertes opmaken.
• Je houdt contact met klanten en zorgt ervoor dat commerciële kansen goed worden opgevolgd.
• Je stemt af met de boekhouder en het externe boekhoudkantoor. Daarnaast volg je onder meer contracten, verzekeringen, leveranciers, het wagenpark en facilitaire zaken op.
• Je helpt marketingideeën omzetten in concrete acties, zoals aanpassingen aan de website, mailings of andere klantgerichte communicatie.
• Je verbetert de samenwerking tussen collega’s en afdelingen, maakt afspraken duidelijker en pakt processen aan die onnodig veel tijd vragen.
• Je denkt mee over nieuwe commerciële mogelijkheden voor het bedrijf.

Je zit niet de hele dag achter je bureau. Je houdt voeling met wat er op de werkvloer gebeurt en helpt waar nodig zelf een klant of collega verder. Net die combinatie van overzicht houden en aanpakken maakt deze job boeiend.