Administrative Coordinator – Customer Service

Je zal een veelzijdige functie uitoefenen waarin administratieve ondersteuning, dossierbeheer en procesopvolging centraal staan. Je staat in voor de correcte verwerking en opvolging van uiteenlopende administratieve taken en biedt ondersteuning aan onze Data Protection Officer bij privacy- en GDPR-gerelateerde werkzaamheden. Daarnaast coördineer je de dagelijkse werking van ons customer serviceteam, dat uit een vijftiental medewerkers bestaat.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Administratieve ondersteuning en dossierbeheer

• Je verzorgt en coördineert uiteenlopende administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat documenten en gegevens correct, volledig en tijdig worden verwerkt.
• Je beheert en actualiseert administratieve dossiers, overzichten en databestanden.
• Je verzamelt, controleert en structureert informatie en zorgt voor een correcte archivering en een vlotte terugvindbaarheid van documenten.
• Je volgt lopende dossiers, actiepunten en deadlines nauwgezet op en onderneemt de nodige acties om een tijdige afhandeling te garanderen.
• Je ondersteunt interne diensten bij administratieve vragen en zorgt voor een efficiënte informatiedoorstroming.

2. Administratieve ondersteuning van de Data Protection Officer (DPO)

• Je ondersteunt de DPO administratief bij privacy- en GDPR-gerelateerde dossiers en staat mee in voor de voorbereiding en opvolging van privacyprocedures, interne richtlijnen en communicatie rond gegevensbescherming.
• Je helpt bij het opstellen, verzamelen, verwerken en actualiseren van documentatie in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.
• Je ondersteunt het beheer en de actualisering van registers, inventarissen, overzichten en andere relevante privacydocumentatie.
• Je volgt toegewezen acties, interne vragen en deadlines op en zorgt ervoor dat de nodige informatie tijdig wordt verzameld en verwerkt.
• Je helpt bij het verzamelen van informatie en documentatie wanneer privacygerelateerde vragen of dossiers nader onderzocht moeten worden.

3. Coördinatie en opvolging van customer service

• Je staat in voor de dagelijkse organisatorische opvolging van ons customer serviceteam van ongeveer 15 medewerkers.
• Je zorgt voor een efficiënte werkverdeling en volgt de planning, bereikbaarheid en operationele werking op.
• Je waakt over een professionele en klantgerichte behandeling van inkomende vragen, klachten en andere klantcontacten.
• Je zorgt voor een vlotte informatiedoorstroming tussen customer service, de filialen en andere interne diensten.

4. Commerciële opvolging en rapportering

• Je volgt de resultaten van inbound- en outboundcampagnes op en analyseert relevante prestatie-indicatoren.
• Je bewaakt de productiviteit, efficiëntie en commerciële resultaten van de telesalesactiviteiten.
• Je signaleert afwijkingen en knelpunten en formuleert voorstellen om de werking en resultaten te verbeteren.
• Je volgt klantfeedback en de kwaliteit van klantcontacten op en vertaalt je bevindingen naar concrete verbeteracties.

5. Procesoptimalisatie en interne samenwerking

• Je denkt actief mee over de verbetering van administratieve en operationele procedures.
• Je zorgt voor een gestructureerde opvolging van actiepunten en een correcte informatiedoorstroming.