Facility Administrator

Chez ISS, nous croyons que les personnes font la différence. En tant que

Chez ISS, nous croyons que les personnes font la différence. En tant que Facility Administrator chez un de nos clients situé à Zaventem, vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des services de support. Vous êtes le point de contact administratif pour différentes activités liées à la gestion de flotte automobile, la téléphonie, les fournisseurs et le suivi financier. Grâce à votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre orientation service, vous contribuez à offrir une expérience fluide aux collaborateurs tout en assurant un suivi administratif irréprochable.

Ce qu’ISS vous offre

• Un contrat à durée indéterminée.
• Une fonction variée au sein d'un environnement international stimulant.
• De nombreuses opportunités de formation et d'évolution.
• Un accompagnement personnalisé dès votre intégration.
• Une culture d'entreprise fondée sur le respect, l'esprit d'équipe et l'excellence du service.
• Un package salarial compétitif assorti d'avantages extra-légaux.

Qu’allez-vous faire?

Gestion de flotte automobile

• Assurer le suivi quotidien avec les sociétés de leasing, les concessionnaires, les fournisseurs de carburant et le Mobility Management Company.
• Veiller à la bonne gestion des contrats de flotte et au respect des engagements contractuels.
• Participer aux réunions de suivi avec les partenaires et évaluer la qualité des services fournis.
• Être le point de contact pour les conducteurs et les parties prenantes internes concernant les questions liées à la flotte.

Gestion des services télécoms et équipements

• Assurer le suivi administratif des services de téléphonie mobile et fixe.
• Coordonner les échanges avec les fournisseurs de télécommunications.
• Participer à la gestion des actifs et équipements mis à disposition des collaborateurs.

Administration financière et reporting

• Gérer le processus Purchase-to-Pay (création et suivi des bons de commande, validation des factures et suivi des paiements via SAP/Ariba).
• Préparer et analyser les rapports mensuels selon les procédures établies.
• Assurer le reporting trimestriel des coûts liés à la flotte et aux services associés vers les équipes Finance.
• Suivre les dépenses et les coûts liés aux services généraux du site.

Support aux équipes et événements

• Assurer le suivi administratif des notes de frais de l'équipe.
• Participer à l'organisation logistique d'événements internes, réunions et visites importantes.
• Développer une collaboration efficace avec les fournisseurs et les différents départements de Zoetis.
• Identifier des opportunités d'amélioration continue, d'optimisation des services et de réduction des coûts.

Qui cherchons-nous?

Vous êtes une personne organisée, proactive et orientée solutions. Vous aimez travailler dans un environnement dynamique où la qualité du service et la collaboration sont essentielles.

Vous Disposez Idéalement

• D'une première expérience professionnelle pertinente (jusqu'à 3 ans d'expérience).
• D'excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités.
• D'un sens aigu du détail et de la précision.
• D'une excellente aisance relationnelle avec différents interlocuteurs.
• D'un esprit d'équipe tout en étant capable de travailler de manière autonome.
• D'une attitude positive et orientée client.
• D'une bonne capacité à gérer les imprévus et à résoudre les problèmes avec professionnalisme.
• D'une approche discrète et respectueuse de la confidentialité.

Quelles sont vos compétences ?

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Une connaissance de SAP et/ou Ariba constitue un atout.
• Très bonne connaissance de l'anglais.
• La connaissance du français et/ou du néerlandais est un plus.
• Capacité à communiquer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
• Volonté d'apprendre et de se développer dans un environnement international.