Medewerker Secretariaat Bedrijfskunde

Medewerker Secretariaat Bedrijfskunde (Brussel)

Odisee is dé cohogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op cocreatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’. Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken – binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze werkveld en bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij. Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

De cluster Bedrijfskunde bestaat uit 4 bacheloropleidingen en 5 graduaatsopleidingen en is daarmee de grootste cluster van Odisee. Het clustersecretariaat ondersteunt de opleidingshoofden van de verschillende opleidingen, de afstudeercoördinatoren en de clusterdirecteur.

Als medewerker van het clustersecretariaat Bedrijfskunde word je lid van een enthousiast team van professionals die in verschillende domeinen actief zijn. Je werkt op campus Brussel en/of Aalst en ondersteunt de bachelor- en graduaatsopleidingen van de cluster.

Jouw taakinhoud

Het secretariaat is de spil van de cluster. Je gevarieerd takenpakket situeert zich in verschillende domeinen:

Je signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en denkt mee over efficiëntere werkprocessen.

Communicatie & sociale media

• Je houdt collega’s, docenten en studenten op de hoogte van praktische zaken en dringende updates via nieuwsbrieven, webpagina’s en interne kanalen.
• Je beheert en optimaliseert de webpagina’s en het personeelsplatform.
• Je schrijft wervende posts voor sociale media (o.a. LinkedIn), maakt een contentplanning en versterkt zo de zichtbaarheid van onze opleidingen.
• Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe vragen en zorgt voor een gastvrij onthaal aan de balie.
• Je organiseert en ondersteunt evenementen zoals infodagen en proclamaties, van uitnodigingen tot draaiboek en budget.
• Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen en volgt actiepunten op.
• Je coördineert sollicitatieprocedures, onthaalopdrachten en praktische zaken zoals lokalen, catering en AVM.

Organisatie & planning

• Je beheert agenda’s, plant afspraken en regelt administratieve processen (stagecontracten, gastdocenten, verzekeringen, werkstudenten).
• Je verzorgt voorraadbeheer en archivering in de cloud.
• Je volgt ontwikkelingen op die relevant zijn voor de cluster en schakelt vlot met de juiste personen.

Eerstelijns ombuds

• Je bent een eerste aanspreekpunt voor studenten rond ombudsgerelateerde vragen (herplannen examens, ziekte-attesten, …).
• Je bewaakt mee het afwezigheidsbeleid binnen de cluster.

Procesoptimalisatie

• Je signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en denkt mee over efficiëntere werkprocessen.

Kortom: jij bent de verbindende schakel die zorgt dat communicatie stroomt, evenementen slagen en de dagelijkse organisatie op rolletjes loopt.

• Je beschikt over een bachelordiploma (bij voorkeur bachelor Organisatie en Management, voorheen Office Management) of een diploma secundair onderwijs met minimaal vijf jaar relevante ervaring. We zijn daarbij bewust op zoek naar iemand met de nodige ervaring, zodat we het bestaande team optimaal kunnen aanvullen en versterken.
• MS Office 365 kent voor jou geen geheimen en je bent altijd op zoek naar de meest geschikte ICTtoepassingen om een opdracht efficiënt uit te voeren.
  • In Word werk je met mailmerge om bijvoorbeeld labels te maken, brieven en sjablonen op te stellen en de opmaak van documenten te verzorgen.
  • Excel is je toeverlaat bij het rapporteren van cijfergegevens.
  • In PowerPoint laat je je creatieve kant zien.
  • Outlook is je speelterrein voor het dagelijkse mailverkeer, het agendabeheer, het inplannen van afspraken en meetings enzovoort.
  • Je maakt inschrijvingsmodules en leert alle ins en outs van het elektronisch leerplatform (Toledo) kennen.
  • De planning van reservaties en meldingen doe je in de planningstool.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je zal hoofdzakelijk in het Nederlands en het Engels communiceren. Je bent stressbestendig en kan een veelheid van taken aan.
• Je bent een kei in nauwkeurig en efficiënt werken en een rolmodel voor studenten in opleiding.
• Loyaliteit, luisterbereidheid en discretie gaan hand in hand met jouw klantvriendelijkheid en zorgzame ingesteldheid.

Ons aanbod