Office Manager 24u/wk, haven A'pen

Ben jij iemand die met een open en spontane uitstraling meteen een fijne sfeer creëert? Wij zoeken een Office Manager die van nature rust uitstraalt en de perfecte gastvrouw of -heer is voor collega's en bezoekers. In deze parttime rol (24u) ben jij de spil van het kantoor en zorg je ervoor dat alles op wieltjes loopt in een omgeving met een warm, familiaal karakter.

Onze ideale kandidaat is administratief nauwkeurig en communiceert vlot op verschillende niveaus:

• Opleiding & Ervaring: Je beschikt minimum over een A2-diploma aangevuld met een eerste ervaring in een gelijkaardige functie.
• Digitale skills: Je bent een expert in Office 365 (Teams, SharePoint) en CRM-systemen.
• Talenknobbel: Je communiceert vloeiend in het Nederlands en Engels, en je kunt je ook goed uitdrukken in het Frans.
• Persoonlijkheid: Je bent discreet, integer en werkt uiterst gestructureerd.
• Rijbewijs B
• Beschikbaarheid: Je bent specifiek op zoek naar een job van maandag t.e.m. donderdag (9-15.30u) Omdat jij het aanspreekpunt bent op kantoor, is thuiswerk voor deze functie niet mogelijk.
• Bereikbaarheid : geen openbaar vervoer, eigen wagen wenselijk

Van 09:00 tot 15:30 uur ben jij het aanspreekpunt op het kantoor in Antwerpen haven en zorg je voor een vlekkeloze werkomgeving voor teams als Sales, Marketing en HR.

• Onthaal & Communicatie: Je coordineert het onthaal, beheert het bezoekersverkeer, de telefonie en de centrale mailbox.
• Office Management: Je bestelt kantoorartikelen, beheert vergaderzalen en zorgt dat de bezoekersfaciliteiten er piekfijn uitzien.
• Praktische Organisatie: Je boekt hotels, restaurants en transport en ondersteunt bij het organiseren van events en marketingacties.
• Administratieve Support: Je beheert documenten en dossiers en ondersteunt collega's bij diverse administratieve taken.
• Logistieke flexibiliteit: Je verplaatst je sporadisch naar de site in regio Gent (bv voor kwartaalmeeting) en neemt praktische zaken zoals het ophalen van bestellingen voor je rekening (bv. even naar de bakker
• Administratieve dossiers samenstellen
• Post en mails administratief beheren
• Vergaderingen praktisch organiseren
• De doorstroming van informatie verzekeren
• Een verslag opstellen van een vergadering

• Administratieve dossiers samenstellen
• Post en mails administratief beheren
• Vergaderingen praktisch organiseren
• De doorstroming van informatie verzekeren
• Een verslag opstellen van een vergadering

marktconforme verloning tussen 2500-3200 € br/maand op voltijdse basis

maaltijdcheques 6€

ecocheques 150 €/jaar

Laat je cv scannen door onze AI-sollicitatiecoach

Zo krijg je tips om je cv te verbeteren en af te stemmen op deze vacature.

Erkenningsnummer: VG.458/BUOSAP,00256-406-20121120,01933

Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.

Niet alle vacatures zijn nagekeken door VDAB. VDAB is niet aansprakelijk voor de inhoud van de niet-nagekeken vacatures.