Dossierbeheerder voor de dienst Nederlandstalig Onderwijs en Jeugd M/V/X

Dossierbeheerder voor de dienst Nederlandstalig Onderwijs en Jeugd M/V/X

Referentie 5979797 |Gecreëerd op 20 oktober 2026

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel

Beschrijving van het bedrijf

Dossierbeheerder voor de dienst Nederlandstalig Onderwijs en Jeugd :

Een sleutelfunctie ten dienste van de Nederlandstalige gemeentelijk basisschool (GBS) `De Kadeekes' en het Nederlandstalig jeugdwerk, met een combinatie van samenwerken en administratieve nauwkeurigheid.

Missie van de dienst

Koekelberg,een jonge, dynamische en multiculturele gemeente van bijna 23.000 inwonersin het westen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, is een gemeente die heel wat te bieden heeft: een meertalige en diverse bevolking op tal van vlakken, verschillende leefomgevingen en wijken, parken, traditionele verenigingen en nieuwe burgerinitiatieven, enzovoort. Onderwijs in deze context is een samenspel tussen tal van gemeentelijke diensten, lokale organisaties en bewoners.

De dienst Nederlandstalig Onderwijs en Jeugd staat in voor een positieve ontwikkeling van kinderen en jongeren, door een kwalitatief onderwijsaanbod enerzijds en een prikkelend jongerenaanbod anderzijds. Gemeentelijke basisschool (GBS) De Kadeekes biedt onderwijs aan op maat van elk kind. De school werkt aan de competenties die kinderen nodig hebben om in de snel veranderende, hyperdiverse en meertalige maatschappij actief een rol op te nemen. De school en het netwerk errond willen een educatief weefsel vormen waarin het onderwijs een gedeelde verantwoordelijkheid is van de school, de ouders, betrokken partners en het kind zelf. Vanuit een ontmoetende en zelfsturende houding en een positief schoolklimaat waarin alle kinderen leren van en met elkaar ontwikkelen de leerlingen zich tot zelfbewuste, kritische en creatieve jongeren. Voor kinderen en jongeren voorziet en coördineert de dienst bovendien een prikkelend aanbod in de vorm van speelpleinwerking, vakantiekampen, enz. in samenwerking met de relevante partners.

Doel van de functie

De dossierbeheerder van de dienst Nederlandstalig Onderwijs en Jeugd is het aanspreekpunt voor de bevoegde schepen(en), de collega's van de interne gemeentelijke diensten, de personeelsleden van de Nederlandstalige gemeenteschool `De Kadeekes', de directeur-coördinator van de scholengemeenschap SPECTRUM, het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming, het Onderwijssecretariaat voor steden en gemeenten, de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het Lokaal Overlegplatform, het Brusselplatform, leveranciers, Koekelbergse jeugdverenigingen en hun koepelorganisaties, enz.

De dossierbeheerder staat in voor het financieel en administratief beheer van de Nederlandstalige gemeenteschool `De Kadeekes' enerzijds, en voor de coördinatie van diverse activiteiten voor de Nederlandstalige jeugd waaronder de aanvraag van de subsidiëring van de speelpleinwerking en de jeugdverenigingen anderzijds. Hiervoor volgt de dienst de wetgevende kaders binnen zijn werkgebieden, de geldende procedures en de gedragslijnen van de hiërarchie.

Je maakt deel uit van een klein, fijn en elkaar ondersteunend team collega's uit andere gemeentelijke diensten, o.a. de Nederlandstalige bibliotheek, de cultuurbeleidscoördinator en Brede School.

Beschrijving van de functie

Beheer van de dossiers van het gesubsidieerde en niet-gesubsidieerde Nederlandstalige schoolpersoneel (leraren en gemeentepersoneel):

• Aanwijzing van tijdelijk personeel/plaatsvervangers/benoemingen;
• Wijziging van opdracht (uren)/onderbrekingen (loopbaanonderbrekingen, langdurige afwezigheden);
• Opvolging van ontslag en pensionering procedures...¿;
• Opvolging van de wetgeving (Vlaamse Overheid);

Administratief beheer van de dossiers:

• Beheer van subsidies en toelagen voor Nederlandstalige scholen en Nederlandstalig jeugdwerk;
• Opstellen van invorderingsstaten;
• Opvragen van offertes (openbare aanbesteding);
• Opstellen van bestelbonnen;
• Opstellen jaarlijkse begroting en rapportering binnen de gemeentelijke boekhouding en hiërarchie;
• Opstellen van de beraadslagingen voor het College en de Gemeenteraad;
• Je werkt in overleg met de verantwoordelijke schepen, de verantwoordelijke van de Nederlandstalige bibliotheek, andere gemeentelijke diensten en relevante doelgroepen en instellingen;
• Je ontwikkelt en onderhoudt een netwerk van lokale (jeugdwerk) actoren en partners;
• Je vertegenwoordigt de gemeente bij subsidiërende overheden, andere gemeentelijke diensten, bij (boven-)lokale partners;
• Je neemt deel aan het overleg van de overkoepelende scholengroep SPECTRUM;
• Je beschikt over eendiploma van het hoger secundair onderwijs (middelbaar onderwijs);
• Nuttige ervaring binnen een gemeenteadmini