Senior Project Manager

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt een

Senior Project Manager (m/v/x)

Voor de Directie Algemene Diensten

Interne en externe selectie

Referentienummer: 20260603-99999-377

Functie

Doel

Binnen de ICT-dienst van Fedasil, en meer bepaald binnen het Match-IT-team, zorg je ervoor dat het ontwikkelteam vlot zijn werk kan doen. We geloven in ownership en samen met het team ontwikkel je features op end-to-end basis. Je beheert de planning van het project en bent rots in de branding bij het releasebeheer. Resourceplanning, facturatie en de timesheets van de consultants hebben geen geheimen voor jou. Als een ticketje ergens blijft hangen, ga je erachteraan. Je bent overtuigd van de Agile manier van werken en helpt je collega’s bij het verfijnen van onze methodologie. Zo stel je het Match-IT team in staat om oplossingen op maat te ontwikkelen voor de uitdagingen waarmee het agentschap en haar partners geconfronteerd worden.

Context

Elke dag zorgt het opvangnetwerk voor menswaardige opvang voor meer dan 30 000 verzoekers om internationale bescherming. Boven op de basishulp (bed, bad, brood) staan Fedasil en de opvangpartners ook in voor de sociale begeleiding van de bewoners.

Fedasil ontwikkelt sinds 2016 in samenwerking met de opvangpartners het softwarepakket Match-IT om belangrijke kernprocessen te stroomlijnen, high level inzicht te krijgen in de doelgroep en operationele realiteit, en de collega’s in het werkveld maximaal te ontlasten van administratieve inefficiëntie. Match-IT ondersteunt alle basisprocessen voor het identificeren van bewoners, het beheren van opvangplaatsen en het ondersteunen van de sociale begeleiding. De uitdaging voor de komende jaren is om de bestaande processen flexibeler, gebruiksvriendelijker en efficiënter te maken, met nog steeds de focus op administratieve efficiëntie.

Voor de bouw en het onderhoud van de Match-IT applicatie stuurt de Programma Manager drie teams aan: het technisch team (ontwikkeling en architectuur), het applicatie managementteam (onderhoud en support) en het programmateam (aansturen nieuwe ontwikkelingen). Jij zal als Senior projectmanager deel uitmaken van het eerste team en dagelijks samenwerken met de drie teams. Jij bent functioneel leidinggevende van da technisch team en rapporteert zelf aan de Programma Manager.

Inhoud

• Je bent de spil die de motor doet draaien: Je begeleidt de day to day en zorgt ervoor dat de staffing, objectieven en werkafspraken helder zijn om van ons product een succesverhaal te maken. Je waakt over de capaciteit van het team en beheert veranderende behoeften op een transparante manier.
• In samenspraak met de Program Manager en de Product Owner stel je de overkoepelende planning op.
• Je waakt er over dat de collega’s de nodige middelen hebben en de nodige bekwaamheden kunnen ontwikkelen om de doelstellingen te kunnen realiseren en dat ze voldoende geïnformeerd, ondersteund en begeleid worden.
• Je waakt erover dat de standaarden, rollen en verantwoordelijkheden gerespecteerd worden. Je verzekert dat alle projectdocumentatie compleet en up to date zijn, en dat ze op een juiste manier worden opgeslagen.
• Je volgt mee de timesheets en de facturatie op.
• Je trackt de risico’s en werkt een mitigatieplan uit.
• Je volgt de releases op en organiseert de roll-outs en go/nogo meetings.
• Geen project zonder communicatie: Je organiseert vergaderingen om de samenwerking en de nodige uitwisseling tussen de teamleden te verzekeren. Je assisteert ook de Program Manager bij de voorbereiding van de Steerco.
• Je gaat proactief op zoek naar de juiste informatie zodat je kent en verstaat de aanvragen en verzekert samen met de Product Owner dat het team de doelstellingen goed gecapteerd heeft. Je bouwt hiervoor aan duurzame relaties.
• Je werkt mee aan de invulling van kennisbeheer en de verdere professionalisering van de dienst en het Agentschap op werk-methodologisch vlak (center of excellence PM) en vanuit uw functie als Project Manager.
• De inherente complexiteit van het totaalplaatje is voor jou een evident uitgangspunt en je neemt graa