Administratief en financieel coördinator

Het Centrum voor Taal en Onderwijs (CTO) van de Faculteit Letteren (campus Leuven) zoekt een voltijdse administratief en financieel coördinator (adfico). De functie valt binnen het domein HR & Financiën. Je bent in deze functie verantwoordelijk voor het HR, financieel en administratief beheer van het CTO. Je werkt zelfstandig, maar wordt inhoudelijk aangestuurd en opgevolgd door het diensthoofd HR & Financiën en de expert financiën van de Faculteit Letteren. Je onderhoudt daarnaast nauw contact met de directeur, het coördinerend team en de individuele medewerkers van het CTO. En je treedt tevens op als eerste contactpersoon voor de administratieve afstemming met de centraal-ondersteunende diensten van KU Leuven.

Het CTO is een warme en collegiale werkomgeving met 25 tot 30 medewerkers die worden tewerkgesteld met vele verschillende extern verworven projectmiddelen. We zoeken een enthousiaste collega die nauwkeurig werkt, niet terugschrikt voor uitvoerend werk en sterk is in het opmaken en bewaken van financiële overzichten. De jobinhoud is zeer afwisselend. Je komt terecht in een omgeving waar nauw wordt samengewerkt, vele projecten naast en door elkaar lopen, en de collega’s nauw op elkaar en het werk betrokken zijn. Als adfico houd je de administratie van het CTO draaiende en vervul je zo een sleutelrol in de goede organisatie van het centrum.

Het CTO is een multidisciplinair valorisatie- en expertisecentrum rond taal, onderwijs en samenleving. De kernthema’s van het CTO zijn taalbeleid, taalverwerving, geletterdheid en evaluatie. De missie van het CTO zet in op taal als motor voor gelijke leerkansen, een leven lang. Vanuit die missie wordt maatschappelijk relevant onderzoek verricht, worden didactische materialen uitgewerkt en worden professionaliseringstrajecten voor leraren en onderwijsmedewerkers aangeboden.

Financieel Beheer

• Je staat in voor de verwerking van de financiële verrichtingen binnen het CTO en zorgt voor de aanmaak, opvolging en betaling van facturen, maakt bestelbonnen aan, plaatst bestellingen en volgt deze op. Je verwerkt beroepskosten via kostenformulieren, kredietkaarten en reiswijzers;
• Je volgt de budgetten van onderzoeksprojecten en individuele kredieten proactief op, je stelt de nodige financiële rapportering op, je zoekt mee naar mogelijkheden om middelen zo effectief mogelijk in te zetten en stelt concrete aanpassingen voor;
• Je bewaakt het overzicht van de personeelsaanstellingen op de vele verschillende kredieten van het CTO en volgt eventuele herfinancieringen op;
• Je doet het voorbereidende werk voor de opmaak van de jaarlijkse begroting van het CTO;
• Je rapporteert op regelmatige basis aan de facultaire expert financiën die jou mee ondersteunt waar nodig.

Hr

• Je volgt de aanstellingen, contractverlengingen en herfinancieringen van de medewerkers van het CTO op en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling van deze dossiers;
• Je geeft advies over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen;
• Je rapporteert op regelmatige basis aan het facultaire diensthoofd HR & Financiën en de facultaire expert financiën over de lopende en nieuwe personeelsaanstellingen aan het CTO.

Algemene Administratieve En Logistieke Ondersteuning

• Je ondersteunt de directeur en het coördinerend team van het CTO bij diverse administratieve taken die betrekking hebben op de lopende projecten (bv. aanleveren gegevens voor eindrapportering);
• Je ondersteunt de directeur en het coördinerend team bij de voorbereiding van de Bestuursraadvergaderingen en de jaarlijkse ledendag;
• Je verzorgt het onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers;
• Je staat in voor de financiële en logistieke organisatie en de interne communicatie van evenementen en congressen;
• Je ondersteunt de praktische organisatie van interne events zoals de jaarlijkse denkdagen en maandagsessies;
• Je volgt de logistieke bestellingen voor het CTO op.

Daarnaast

• Bied je mee ondersteuning bij de interne en externe communicatie van het CTO, bijvoorbeeld door inhoudelijke aanpassingen op de website op te volgen of mee in te sturen voor de verzending van communicatie naar de contactpersonen van het CTO.
• Werk je zelfstandig maar neem je deel aan het maandelijkse teamoverleg met de andere administratief en financieel coördinatoren van de faculteit Letteren.
• Treed je op als eerste contactpersoon voor de ondersteunende diensten van KU Leuven, zoals de dienst HR-dossierbeheer Aanstellingen, de juridische dienst, KU Leuven Research & Development (LRD).

Profiel

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Je hebt ervaring met boekhouding en/of financieel beheer.
• Je bent vertrouwd met de courante PC-toepass