Employé.e admnistratif.ve D4
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Vous assurez la gestion administrative rigoureuse des dossiers en lien avec les matières traitées par le service dont vous dépendez. Vous jouez un rôle clé dans le fonctionnement quotidien et le suivi logistique du service ; et participez activement à la qualité de l’accueil en réalisant les prestations courantes liées à la demande des usagers et au domaine d'activités. Vous informez les personnes concernées sur le contenu et l'état d'avancement de leur dossier dans le respect de la réglementation et des conditions en vigueur.
Liste non exhaustive et dépendante du service auquel l’employé.e administratif.ve sera rattaché.
Vous :
- Assurez la gestion administrative des dossiers : analyse et rédaction de réponse de première ligne, collecte d’informations si nécessaire, rédaction des délibérations à soumettre au Collège et au Conseil et assurer leur suivi ;
- Etes en charge de la gestion du courrier entrant/sortant et en rédigez une partie ;
- Gérez les appels téléphoniques entrants et sortants et éventuellement la boîte e-mail commune du service ;
- Assurez le classement et l’archivage de documents ;
- Accueillez les usagers et assurez une information de première ligne ;
- Vous suivez les procédures internes tout en contribuant à l’amélioration de celles‑ci et en veillant au respect des échéances légales ou internes ;
- Etes amené.e à assurer des tâches de secrétariat pour l’ensemble du service : rédaction de procès-verbaux, planification de réunion, réservations diverses, encodages divers mise en forme de documents etc.