Employé d’administration au service Enseignement

Située en Province de Namur, la Commune de Gesves recrute un employé d’administration à temps partiel (h/f/x) en contrat de remplacement (½ temps ou 4/5) pour le service de l’Enseignement.

L’employé d’administration doit gérer au quotidien les dossiers administratifs des enseignants et les demandes issues des écoles communales. Il effectue le suivi administratif des dossiers et remplis les missions légales du Pouvoir organisateur.

L’employé d’administration, avec sa collègue de service, travaille en étroite collaboration avec la Directrice générale, les directeurs d’école et l’Echevine de l’Enseignement.

DESCRIPTION DE LA FONCTION (liste non exhaustive)

• Vous êtes l’intermédiaire entre les enseignants et les services de la FWB
• Vous assurer la gestion des demandes des enseignants en lien avec leur carrière
• Vous assurer la gestion et le suivi des dossiers du Pouvoir organisateur
• Vous assurez la gestion des appels téléphoniques, e-mail et courriers en lien avec votre service
• Vous assurez la gestion administrative des dossiers présentés au Collège communal et au Conseil communal
• Vous assurez la gestion et le suivi des dossiers en cours
• Vous assurez l’encodage de données
• Vous tenez à jour les applications dédiées à la gestion des enseignants et des élèves
• Vous effectuez le suivi actif de l’utilisation des subsides
• Vous assurez le secrétariat des réunions de la COPALOC et du Conseil de participation dont les réunions se déroulent en soirée
• Vous assistez les directions des écoles dans la gestion des asbl scolaires dont les réunions se déroulent en soirée

COMPÉTENCES SOUHAITÉES

Savoir faire

• Vous gérez, exploitez et diffusez de l’information
• Vous vous exprimez par écrit dans un langage clair, orthographiquement et grammaticalement correct
• Vous gérez des projets : identification des acteurs, des étapes principales du projet, planification des étapes, gestion du budget, identification des obstacles et des mesures à mettre en place
• Vous maitrisez l’outil informatique et pouvez utiliser facilement des programmes spécifiques
• Vous lisez et comprenez aisément des circulaires administratives
• Vous analysez le contenu des circulaires pour pouvoir proposer la meilleure solution aux enseignants et au PO en fonction de la situation rencontrée

Savoir être

• Vous êtes organisé, consciencieux, rigoureux et capable de gérer plusieurs tâches en même temps
• Vous connaissez et partagez les valeurs du service public
• Vous êtes de nature proactive et dynamique
• Vous pouvez travailler seul ou en équipe
• Vous présentez une image positive de la Commune
• Vous êtes disposé.e à effectuer des prestations occasionnelles en soirée (réunion de la COPALOC, du Conseil de participation et des asbl)