Consultant·e Individuel·le

Consultant·e Individuel·le : Assistant·e administratif·ve, Représentation Sous-Régionale de Bruxelles

Bruxelles

L’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA – fondée sous le nom d’OIE) est une organisation intergouvernementale de premier plan qui regroupe 183 membres dans le monde entier. Par ses activités, l’OMSA contribue de manière décisive à l’amélioration de la santé animale, à la protection du bien‑être des animaux et au renforcement des services vétérinaires. L’Organisation fournit des informations transparentes sur la situation de la santé animale dans le monde et promeut des normes internationales, notamment en ce qui concerne la sécurité du commerce des animaux vivants et des produits d’origine animale. De plus amples informations sont disponibles sur le site web de l’OMSA. Rejoindre l’OMSA, c’est participer au développement de l’une des principales organisations internationales, reconnue et associée aux autres institutions multilatérales en matière de santé dans le monde. C’est contribuer à l’édification d’une approche globale de la santé au niveau mondial, réunissant santé animale et santé humaine dans le concept d’ "Une seule santé". Pour soutenir son action, l’OMSA peut avoir recours à des consultants individuels, pour appuyer ponctuellement son action sur des tâches qui ne peuvent pas être accomplies par les membres de son personnel. Un consultant individuel travaille en son nom propre, pendant la durée de sa mission à l’OMSA, à l’exclusion de tout autre donneur d’ordres et sans être rattaché à un employeur. Le siège de l’OMSA est à Paris. L’Organisation est présente sur tous les continents par l’intermédiaire de 13 Représentations régionales et sous régionales. L’OMSA emploie 250 agents, dont deux tiers basés au siège. La région Europe de l’OMSA compte 53 Pays Membres de l’OMSA, et les relations permanentes avec ces Membres ainsi que les activités de l’OMSA dans la région sont gérées par trois bureaux. La Représentation régionale est située à Moscou et deux Représentations sous-régionales sont basées respectivement à Astana et à Bruxelles. L’Assistant·e administratif·ve contribue à la mise en œuvre du programme de travail de la Représentation sous-régionale de Bruxelles (SRR-Brussels), conformément au Plan stratégique de l’OMSA, en apportant un soutien au fonctionnement administratif quotidien de l’équipe et en assurant la liaison avec les assistant·es administratifs·ves des bureaux de Moscou et d’Astana, ainsi qu’avec les départements compétents du siège de l’OMSA afin de garantir une coordination fluide des activités au sein de la région. L’Assistant·e administratif·ve est également chargé·e d’apporter un soutien logistique à l’organisation et à la coordination des événements de la SRR-Brussels, et contribue aux activités de communication et de comptabilité de la SRR-Brussels.

Description de la mission de consultant individuel

Rattachement

Sous l’autorité de la Directrice générale de l’OMSA et sous la supervision directe du Représentant sous-régional de l’OMSA à Bruxelles, en étroite collaboration avec les autres Représentations (sous-)régionales de l’OMSA en Europe et avec le siège de l’OMSA.

Objectifs de la mission

Assurer un soutien administratif général à la SRR-Brussels

• Soutenir le fonctionnement quotidien et la gestion du bureau de la SRR-Brussels (gestion de la correspondance, préparation des dossiers, appui à l’organisation et à la coordination des activités du bureau, préparation, traitement, finalisation, révision, mise en forme et vérification des documents);
• Assister le personnel de la SRR-Brussels dans toutes les procédures administratives professionnelles, y compris les procédures liées aux déplacements

Fournir un soutien à la gestion logistique et financière des réunions régionales de l’OMSA

• Coordonner la préparation logistique et l’organisation des événements, y compris la gestion logistique et le suivi avec le pays hôte et les participant·es;
• Contribuer à la préparation et aux dispositions financières, notamment aux calculs des indemnités journalières de subsistance (DSA) et, en cas de présence sur le lieu de réunion, à la distribution des DSA et à la collecte des pièces justificatives auprès des participant·es (formulaires de remboursement, coupons de transport, itinéraires, copie du passeport, etc.).

Contribuer activement aux activités de communication de la SRR-Brussels

• Participer à la mise à jour du contenu du site web régional de l’OMSA ainsi qu’aux autres activités de communication ;
• Fournir des contributions aux supports de publication, qu’ils soient internes ou hébergés par des partenaires ;
• Participer à la préparation des rapports d’activité de la SRR-Brussels (par exemple à destination des bailleurs de fonds), notamment par la collecte des informations contextuelles pertinentes ;