Agency Administrator

Dagwerk, zelfstandig werken.
Minimum 6 maanden

Integriteit, Intensiteit, Innovatie

Maaltijdcheques/ecocheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Diverse opleidingsmogelijkheden

Klaar voor een uitdagende carrière? Sluit je aan bij ons team en maak jouw toekomst

Doel van de functie

Als Agency Administrator verzamel je alle inkomende facturen per schip, zowel via e-mail als rechtstreeks via PEPPOL. Je verwerkt deze facturen door ze correct te boeken in het interne systeem en verzorgt de doorrekening naar de rederij via verzamelfacturen. Je werkt actief mee aan een digitale mindset en gaat op zoek naar optimalisaties in zowel de verwerking van inkomende als uitgaande facturen. Daarbij hanteer je een proactieve aanpak door inkomende facturen te controleren op volledigheid en correctheid van tarieven en kortingen. Je volgt vragen die ontstaan tijdens of na de facturatie nauwgezet op en beantwoordt deze op een correcte manier. Het kwaliteit-, veiligheid- en milieumanagement systeem samen ondersteunen met alle medewerkers.

Taakomschrijving

Facturatie

• Verzamelen van alle facturen m.b.t. de scheepsafrekening.
• Opmaken van de verzamelfactuur aan de rederij.
• Nieuwe klanten laten aanmaken in systeem en nadien laten accepteren door boekhouding.
• Nieuwe leveranciers aanmaken.
• Nauwgezet facturen opvolgen (correctheid fee's, tarieven)
• Toewijzen facturen havendienst (Concessie, kaaigeld, elektriciteit, ...)
• Basiskennis boekhouden.

Functiespecifieke competenties

• Klantgericht en kostenbewust handelen
• Samenwerken
• Plannen en organiseren

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan:

Shipping Agents, boekhouding en klanten

Verantwoordelijkheden

• Verwerken van inkomende facturen.
• Volgens de door de klant opgelegde termijn en specifieke procedures/systemen, de scheepsafrekening opmaken en versturen.