Bureelmedewerker

Rapporteert aan: (Assistent) Shopmanagers

Resultaatsgebieden

Onthaal en infobalie

Fungeren voor het klantvriendelijk onthaal van klanten en vertegenwoordigers:

• Eerste en/of laatste aanspreekpunt voor klanten.
• Klanten vriendelijk ontvangen en verder helpen.
• Instaan voor het telefonisch onthaal en correct doorschakelen van oproepen.
• Klanten informeren en adviseren of doorverwijzen naar de juiste collega.
• Vertegenwoordigers ontvangen en doorverwijzen naar de bevoegde persoon.

Klachten, retours en omruilingen

Instaan voor de administratieve en klantgerichte opvolging van klantenklachten en retourdossiers:

• Behandelen en administratief verwerken van retours en terugnames goederen.
• Registreren en opvolgen van herstellingen en wisselstukken.
• Behandelen van omruilingen volgens de geldende procedures.
• Klanten op een correcte en klantvriendelijke manier informeren over de verdere afhandeling.
• Bij discussies of complexe situaties overleggen met de assistent-shopmanager of shopmanagers.

Administratie

Correct en nauwkeurig uitvoeren en opvolgen van diverse administratieve taken:

• Opmaken en verwerken van cadeaubonnen.
• Opmaken en verwerken van offertes.
• Opvolgen en administratief verwerken van geboortelijsten.
• Opvolgen, beantwoorden en doorsturen van inkomende e-mails.
• Opmaken, verwerken en opvolgen van klantenbestellingen.
• Opmaken en verwerken van aankooporders.
• Afboeken en administratief verwerken van leveringen.
• Zorgvuldig bijhouden en, controleren van de nodige administratie.
• (Assistent) Shopmanager: dagelijks,Afstemmen over de werking en de opvolging van de afdelingen
• Boekhouding:Maandelijks/indien nodig, Administratie, facturatie en financiële opvolging
• Verantwoordelijke herstellingen en wisselstukken:Dagelijks, Opvolging van herstellingen, wisselstukken en klantendossiers
• Winkelbedienden:Dagelijks, Opvolging van de communicatie met de winkelbedienden van de verschillende afdelingen en verdeling van de webshop-taken.
  
• Klanten: dagelijks, Klanten adviseren en informeren
• Vertegenwoordiger: dagelijks, Doorschakelen naar de juiste persoon
• Klantgericht:Je stelt de klant centraal en zorgt voor een vriendelijk, professioneel en behulpzaam onthaal. Je luistert actief naar de vraag van de klant en zoekt steeds naar een gepaste oplossing.
• Communicatief:Je communiceert duidelijk, vriendelijk en professioneel met klanten, collega's en vertegenwoordigers, zowel persoonlijk, telefonisch als via e-mail.
• Nauwgezet: Je werkt administratief correct en nauwkeurig. Je hebt oog voor detail, volgt afspraken en procedures op en zorgt ervoor dat dossiers en gegevens correct worden verwerkt.
• Flexibel: Je kunt vlot inspelen op wisselende situaties en prioriteiten. Je bent bereid om collega's en andere afdelingen te ondersteunen wanneer de werking dit vereist.
• Stressbestendig:Je behoudt het overzicht en blijft klantvriendelijk en professioneel tijdens drukke momenten, bij meerdere gelijktijdige vragen of bij moeilijke klantensituaties.
• Teamgericht:Je werkt constructief samen met collega's en andere afdelingen en draagt bij aan een goede interne communicatie en vlotte werking.

Opleidingsniveau en ervaring

Vakkennis en vaardigheden

• Goede algemene computervaardigheden.
• Vlot kunnen werken met administratieve systemen en Office.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Administratief nauwkeurig kunnen werken.
• Klantgericht en oplossingsgericht kunnen handelen.

Geen specifiek diploma vereist.

• Bij voorkeur een eerste relevante werkervaring in verkoop, klantenservice, onthaal of administratie.
• Ervaring met administratieve verwerking en klantencontact is een pluspunt.