Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Vous intégrerez l’équipe administrative, qui compte actuellement 4 personnes : une chef d’équipe (NL); un attaché aux finances (FR) et une attachée-juriste RH (NL – travaillant à temps partiel pour l’équipe administrative).

L’équipe administrative joue un rôle de soutien au sein du CCSP. Elle veille à la bonne exécution des processus administratifs, à la gestion administrative du personnel et des membres, et apporte son soutien aux autres équipes de l’organisation. Par ailleurs, l’équipe travaille en étroite collaboration avec un secrétariat social externe, PersoPoint, afin de garantir un fonctionnement fluide et efficace de l’organisation.

Grâce à cette mission étendue, vous serez amené(e) à intervenir dans divers processus administratifs et organisationnels. Le poste offre donc un éventail de tâches variées et évoluera en fonction de la croissance et de l’évolution des besoins et des processus au sein du CCSP.

Exemples de tâches d’exécution (environ 20 %)

• Gestion du courrier (courrier entrant et sortant, envoi de courriers recommandés, etc.)
• Accueil des visiteurs et permanence téléphonique
• Soutien logistique et pratique, tel que vider le lave-vaisselle, détartrer la machine à café, gérer les torchons de cuisine, commander des fleurs

Exemples de tâches administratives (environ 60 %)

• Gestion administrative des membres (telle que la mise à jour des nominations et des démissions des nouveaux membres, la création et l'envoi de badges, la création et la fermeture de comptes Office 365)
• Suivi administratif des différentes formations destinées aux nouveaux membres (envoi d’invitations, suivi des progrès, etc.)
• Tenue à jour des données chiffrées dans Excel
• Gestion de différentes boîtes mail
• Assistance lors d'événements (inscriptions, accueil, etc.)
• Assistance au traitement des demandes de jetons de présence

Travaux de rédaction (environ 10 %)

• Relecture et traduction de documents (rapports, communications au personnel, etc.)

Exemples de tâches liées aux ressources humaines (environ 10 %)

• Gestion des données du personnel
• Suivi des absences
• Commande de chèques-repas

Vous êtes titulaire au minimum d’un diplôme de bachelier professionnel.

Extrait de casier judiciaire

Lors de votre embauche, vous devrez être en mesure de présenter un extrait de casier judiciaire vierge.

Il s'agit d'un travail contractuel à temps plein (100 %) dont la prise de fonction est prévue le 1er février 2027.

Le lieu de travail est situé à Bruxelles, Leuvenseweg 48. En raison de la nature des tâches à accomplir, les possibilités de télétravail sont limitées à un jour par semaine au maximum.

Le statut du CCSP (publié au Moniteur belge le 9 janvier 2026, p. 688 – NUMAC 2025/009472) s’applique.

Vous serez recruté au grade B.1 de la CCSP (annexe au statut publié). Votre salaire sera fixé en tenant compte de votre expérience professionnelle pertinente, dans la limite de 5 ans d'ancienneté.

Avantages supplémentaires : chèques-repas, remboursement intégral des frais de déplacement en transports en commun et/ou indemnité vélo, une assurance groupe de retraite complémentaire et une assurance hospitalisation.

Congés annuels : 36 jours (accordés immédiatement à l'entrée en service, au prorata en cas d'entrée en service en cours d'année).

Compétences

Compte tenu de la grande diversité des tâches et de leur évolution future encore inconnue, le candidat idéal dispose des compétences suivantes pour pouvoir exercer cette fonction aujourd'hui et à l'avenir :

Compétences générales

• Vous travaillez de manière très organisée et structurée et vous savez facilement distinguer l'essentiel de l'accessoire.
• Vous travaillez avec une grande précision tout en faisant preuve de rapidité d’exécution.
• Vous maîtrisez la gestion administrative des listes et le suivi d’avancement (de préférence de manière automatisée).
• Vous aimez apprendre et vous vous adaptez rapidement.
• Vous savez vous adapter aux changements inhérents à une organisation composée principalement de bénévoles.

Compétences techniques

• Une expérience dans l’exécution de tâches administratives constitue un atout majeur.
• Des connaissances de base en ressources humaines (droit des contrats, rôle d’un secrétariat social, etc.) constitue un atout.
• Vous vous exprimez couramment, à l'oral comme à l'écrit, en français et en néerlandais.
• Vous êtes très ouvert aux solutions informatiques et disposez d’une connaissance de base approfondie des applications Office 365 (SharePoint, Excel et Outlook)

Procédure

Attention :

1. Le règlement général des concours du CCSP ( 2023-09-07-reglement-general-dex-amen_algemeen-examenreglement.pdf ) s'applique.