Expert bestuursondersteuning

Nederlands (Dutch) Samengevouwen. Druk op Enter om uit te vouwen Uitgevouwen. Druk op Enter om samen te vouwen

Vacatures: Expert bestuursondersteuning (29996)

Vacatureformulier-id29996-Gepubliceerd10-08-2026-Administratief en Technisch Personeel-100%-Extern-Universiteitsdienst Mens en Organisatie-Bestuur, Juridische zaken en Compliance

• Departement:Universiteitsdienst Mens en Organisatie;Bestuur, Juridische zaken en Compliance
• Tewerkstellingspercentage:100%- statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met13-09-2026(DD/MM/YYYY)

Jouw opdracht

Als expert bestuursondersteuning bied je juridisch-administratieve ondersteuning aan de (leden van de) bestuursorganen van de Universiteit Gent bij de uitvoering van hun opdrachten, zodat deze zich maximaal kunnen focussen op hun kerntaak, nl. deugdelijk besturen. Daarnaast geef je vorm aan optimalisatieprojecten zodat je administratieve collega’s een efficiënte operationele werking van de (bestuurs)organen kunnen garanderen.

Je biedt administratief-juridische ondersteuning voor de participatie van de UGent in derde-rechtspersonen:

• je bereidt de besluitvorming inzake deelname in 3de rechtspersonen voor (deelname in derde rechtspersonen + statutenwijzigingen, afvaardiging van vertegenwoordigers,zetelplaatsing)
• je beheert de databank derde rechtspersonen (in samenwerking met Financiën)
• je rapporteert aan de bestuursorganen over de deelname in derde rechtpersonen (jaarlijkse rapportering en vierjaarlijkse evaluatie)
• je verzorgt de adviesverlening aan de (leden van de) bestuursorganen van de UGent en aan de vertegenwoordigers van de UGent m.b.t. de deelname van de UGent in derde-rechtspersonen

Je bent eindverantwoordelijke voor het beheer van de samenstelling van de Raden, Organen en Commissies van de UGent:

• je formaliseert de samenstelling van en wijzigingen in de samenstelling van deze organen
• je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van een centraal beheerssysteem voor de (samenstelling) van beslissings- en adviesorganen (incl. facultaire organen) (ROC)

Je biedt ondersteuning bij (het verbeteren van de kwaliteit van) de universitaire beleidsvoorbereiding en –uitvoering in bestuurszaken:

• je verzorgt de adviesverlening aan de voorzitters van de bestuursorganen en secretaris van de Raad van Bestuur
• je staat in voor het opstellen van goed onderbouwde en kwalitatieve nota’s en adviezen in diverse bestuursrechtelijke materies en dossiers

Je ondersteunt de secretaris van de Raad van Bestuur bij de voorbereiding en verslaggeving van diverse (bestuurs)organen, zoals bijvoorbeeld de Raad van Bestuur, het Bestuurscollege, het vakbondsoverleg, de tuchtraden en verschillende commissies.

Je draagt actief bij in de optimalisatie van de organisatie en werking van Bestuurlijke Ondersteuning:

• opvolgen van diverse projecten en dossiers die leiden tot een betere ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Gent
• analyseren, in kaart brengen en optimaliseren van de (administratieve) processen van de servicecluster Bestuursondersteuning, waarbij voortdurend (administratieve) vereenvoudiging én verbetering van de dienstverlening nagestreefd wordt
• bewaken van de kwaliteit van de processen van de servicecluster Bestuursondersteuning, signaleren van eventuele knelpunten, formuleren van verbeteringsvoorstellen en mee zorgen voor het implementeren ervan

Je staat (als backup) in voor de bewaking van de legistieke kwaliteit van de UGent-reglementen

• je verfijnt de legistieke richtlijnen en waakt over de toepassing ervan
• je beheert en optimaliseert de ontsluiting van de UGent-reglementen via Codex UGent (incl. publicatie)

Je staat (als backup) in voor de afhandeling van aanvragen inzake passieve openbaarheid van bestuur

Je staat (als backup) in voor de bewaking van de juridische kwaliteit en het verder uitrollen van de digitale ondertekening binnen de UGent:

• analyseren, in kaart brengen en optimaliseren van de handtekenprocessen binnen UGent
• signaleren van eventuele knelpunten, formuleren van verbeteringsvoorstellen en mee zorgen voor het implementeren ervan binnen Connective/NitroSign
• uitwerken van een formulierendatabank (UGent Sign Easy)

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Martine Vanhecke, hoofd Bestuurlijke Ondersteuning, via Martine.vanhecke@ugent.be.

• Je hebt een diploma Rechten, Bestuurskunde of gelijkwaardig
• Je hebt ervaring met of minstens bijzondere interesse in juridisch-administratieve dienstverlening, vennootschaps- en verenigingsrecht en bestuursrecht
• Kennis van de structuur, werking en regelgeving van de universiteit of ervaring in een openbare instelling of overhei