Assistant(e) de projets Schaerbeek

Employeur
Crèches de Schaerbeek - Schaerbeek
Place Colignon 100
1030 Schaerbeek

Assistant(e) de projets et de coordination administrative
Lieu : Schaerbeek | Réseau de 20 crèches
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de projets et de coordination administrative pour renforcer notre équipe transversale. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion administrative, l’analyse des subsides ONE, la coordination de projets, le suivi des données et l’appui organisationnel.

Crèches de Schaerbeek - Schaerbeek

Description de l’ASBL, institution

Assistant(e) de projets et de coordination administrative
Lieu : Schaerbeek | Réseau de 20 crèches
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de projets et de coordination administrative pour renforcer notre équipe transversale. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion administrative, l’analyse des subsides ONE, la coordination de projets, le suivi des données et l’appui organisationnel.

Poste à pourvoir

Vos missions principales

• 1. Subsides ONE et analyses financières
• Préparer, introduire et suivre les demandes de subsides ONE pour l’ensemble des crèches du réseau.
• Comparer les subsides obtenus d’une année à l’autre afin d’identifier les évolutions, les écarts et les points d’attention.
• Contrôler les encaissements, vérifier les montants reçus et assurer le suivi des éventuels montants manquants.
• Estimer, en cours d’année, les subsides ONE non encore encaissés afin d’améliorer le suivi financier.
• Analyser les tableaux relatifs à la masse salariale et relever les variations significatives.
• Participer à l’élaboration des budgets et expliquer les principaux écarts entre les prévisions et les résultats constatés.
• Préparer les réponses aux demandes de renseignements de l’ONE, en rassemblant les données et documents nécessaires.
• 2. Administration et outils numériques
• Assurer le suivi administratif des contentieux parents, en coordination avec les services internes concernés.
• Créer, adapter et mettre à jour des formulaires en ligne, notamment via JotForm.
• Utiliser les outils Microsoft 365, notamment Outlook, Word et Excel, pour organiser l’information, produire des documents et exploiter des données.
• Rédiger, structurer et classer des documents administratifs afin de soutenir le fonctionnement quotidien du réseau.
• Assurer le secrétariat du SLCI : préparation des convocations, rédaction des procès-verbaux et suivi des décisions prises.
• 3. Gestion de projets et formation
• Contribuer à la mise en œuvre de projets ponctuels en préparant les dossiers, en analysant les informations disponibles et en documentant les étapes réalisées.
• Participer à l’amélioration des procédures internes et proposer des supports simples pour faciliter le travail des équipes.
• Préparer et animer des formations internes liées aux outils utilisés par le réseau, en présentiel ou à distance.

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Formation

Être titulaire d’un bachelier en assistanat de direction, gestion, administration ou ressources humaines.
Une formation équivalente peut également être prise en considération si elle démontre de solides compétences administratives, organisationnelles et analytiques.

Compétences techniques

Maîtriser les outils Microsoft 365, en particulier Excel, Word, Outlook et Teams.
Utiliser Excel pour structurer, analyser et présenter des données : tableaux, filtres, formules, tableaux croisés dynamiques et graphiques simples.
Être capable de vérifier la cohérence de données administratives ou financières et d’identifier les anomalies ou écarts significatifs.
Être à l’aise avec les outils numériques utilisés au quotidien : formulaires en ligne, visioconférence, partage de documents et classement électronique.
Savoir utiliser l’intelligence artificielle intégrée aux outils Microsoft, notamment pour rechercher, synthétiser, structurer des informations et améliorer la production de documents ou de tableaux.
Pouvoir apprendre rapidement de nouveaux outils et s’adapter à l’évolution des procédures internes.
La connaissance de JotForm, des outils d’automatisation, de l’intelligence artificielle ou de notions en prévention constitue un atout.
Être conseiller en prévention niveau 3 ou niveau 2 constitue un atout supplémentaire.

Qualités personnelles

Faire preuve de calme, de patience et de maîtrise de soi, notamment dans les périodes de forte activité ou face à des situations urgentes.
Être motivé(e), volontaire et orienté(e) solutions, avec la capacité de rechercher des solutions pratiques de manière autonome.
Avoir le sens de l’écoute, du dialogue et du travail en équipe, dans un environnement impliquant plusieurs crèches et interlo