Hoofdmedewerker algemeen beleid

Administratief en Technisch personeel - Statutair

Zorg jij er graag voor dat processen vlot lopen, vergaderingen goed voorbereid zijn en collega's op je kunnen rekenen? Ben je organisatorisch sterk en spreekt een ondersteunende rol binnen een onderwijsomgeving je aan? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken

Als hoofdmedewerker algemeen beleid voor het departement Bedrijf en Organisatie ben je de spil van de departementale werking. Je ondersteunt het departementshoofd bij beleidsmatige dossiers, coördineert belangrijke onderwijs- en administratieve processen en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking van het departement vlot verloopt. Dankzij jouw organisatorisch talent, nauwkeurigheid en proactieve aanpak worden beslissingen correct opgevolgd en komt informatie tijdig bij de juiste personen terecht. Concreet neem je onder meer volgende verantwoordelijkheden op:

Beleidsondersteuning

• Je ondersteunt het departementshoofd bij de voorbereiding, opvolging en rapportering van beleidsmatige dossiers en beslissingen.
• Je bereidt vergaderingen van de departamentsraad, het departementsbureau en andere overlegorganen voor, zorgt voor de verslaggeving en volgt beslissingen verder op.
• Je werkt hiervoor nauw samen met een stafmedewerker, een beleidsmedewerker, opleidingshoofden en verschillende diensten binnen HOGENT.

Coördinatie van onderwijs- en departementsprocessen

• Je ondersteunt en coördineert een aantal belangrijke onderwijs- en administratieve processen binnen het departement en bewaakt een correcte uitvoering ervan.
• Je coördineert onder meer de opmaak van de departementale aanvullingen op de Onderwijs- en Examenregeling (OER).
• Je beheert dossiers van examencommissies en andere formele overleg- en beslissingsorganen.

Organisatie en dienstverlening

• Je ondersteunt het departementsbureau en de opleidingen bij de praktische en administratieve organisatie van hun werking.
• Je plant vergaderingen, beheert agenda's, verzorgt de verslaggeving en volgt acties en afspraken op.
• Je organiseert departementale evenementen en ondersteunt initiatieven rond werving van studenten en onboarding van nieuwe collega's.
• Je bent een aanspreekpunt voor collega's en draagt bij aan een vlotte informatiedoorstroming binnen het departement.

Verbetering van de werking

• Je signaleert knelpunten, denkt mee over oplossingen en neemt initiatief om processen te optimaliseren.
• Je bouwt constructieve samenwerkingen uit binnen en buiten het departement.
• Je speelt flexibel in op veranderende noden en prioriteiten.

Wat verwachten we van jou?

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je op het moment van je sollicitatie aan de volgende toelatingsvoorwaarden.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?

• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een administratieve, organisatorische of beleidsondersteunende functie.
• Je bent vertrouwd met de werking van het hoger onderwijs en hebt inzicht in onderwijsprocessen en regelgeving.
• Dankzij je sterke organisatorische vaardigheden behoud je het overzicht over uiteenlopende dossiers, processen en deadlines.
• Je bent digitaal vaardig en AI geletterd. Nieuwe tools maak je je snel eigen en je voelt je comfortabel in een omgeving waar gegevens- en informatiebeheer belangrijk zijn.
• Helder communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, is voor jou vanzelfsprekend.
• Je denkt kritisch mee, neemt initiatief en ziet kansen om processen en samenwerking te verbeteren.
• Als collegiale en servicegerichte professional combineer je zelfstandigheid met discretie en flexibiliteit.

Ons aanbod

Wij bieden een voltijdse (100%) statutaire aanstelling in een vacante betrekking, ter opvolging van een collega die met pensioen gaat. Je aanstelling start ten vroegste op 01-01-27, voor onbepaalde duur en met zicht op een vaste benoeming.

Een voltijdse tewerkstelling bedraagt 38 uur per week. Een 4/5 de tewerkstelling is bespreekbaar.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop. Je verloning situeert zich in klasse B, tussen salarisschaal B11 (minimum) en salarisschaal B22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer informatie over de salarisschalen vind je hier.

Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen ook diensten uit de privésector worden verrekend in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. De toekenning gebeurt op basis van tewe