Administratief medewerker evenementen

Leidinggevende en/of coördinerende taken

• Zelfstandig coördineren van verschillende activiteiten en projecten.
• Het actief bijdragen aan de verdere optimalisatie van processen en procedures binnen het team evenementen.

Adviserende - beleidsondersteunende taken

• Aanreiken van cijfers, voorstellen en signalen ter ondersteuning van beleid en planning.
• Actief meedenken over verbeteringen in werking, klantvriendelijkheid en dienstverlenin

Uitvoerende taken

• Medebeheer van het gemeentelijk evenementenloket:
  • Opvolging van aanvragen van evenementen via evenementenloket Flowlab:
    • nazien van aanvragen op volledigheid
    • inwinnen van adviezen indien nodig
    • afstemmen met gemeentelijke Uitleendienst over materialen
    • eerste aanspreekpunt voor organisatoren bij vragen
  • Periodiek opmaken van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen van evenementaanvragen voorzien van de nodige adviezen over veiligheid (brandweer en politie), milieuvoorschriften en regelgeving rond evenementen algemeen.
• Occasioneel logistieke ondersteuning bij evenementen (gemeentelijke):
  • Opbouw en afbraak van evenementen.
  • Logistieke ondersteuning tijdens evenementen: opvolging inzet vrijwilligers, opvolging catering etc.
• Administratief
  • Beheren van de algemene administratie van de dienst evenementen (mailboxen en telefonie).
  • Financieel en budgetbeheer en bestellingen.
  • Opvolgen van subsidieaanvragen voor buurtfeesten.
  • Opvolgen van de samenwerkingsovereenkomst herbruikbare bekers en de facturatie ervan.
  • Periodiek verwerken van activiteiten van de Uit-databank in functie van de communicatie van het vrijetijdsaanbod.
  • Opvolgen van de uitleen van materialen door interne diensten.
  • Bijhouden van de digitale mappenstructuur, klassement en archief.
  • Voorbereiden van rapporten, verslagen en interne documenten.
• Communicatieve taken
  • Verschaffen van duidelijke, klantgerichte en correcte informatie op een professionele manier aan burgers, verenigingen en andere externe partners.
  • Communiceren zowel naar collega’s binnen je team als collega’s organisatie-breed als naar derden.
  • Noden en behoeften signaleren om een goede en efficiënte dienstverlening te kunnen garanderen.
  • Contacten onderhouden met derden relevant voor de functie en in het kader van uitvoering van beslissingen.