Un·e assistant·e administratif·ve

La Faculté de Médecine – Service Institut d’Immunologie Médicale recrute:

Une assistante administrative / Un assistant administratif (F/H/X)

Pour un CDD d’un an renouvelable à temps plein

Offre ouverte également aux agent·es sous statut équivalent

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

L'IMI est basé sur le campus de Gosselies et regroupe des équipes actives en immunologie fondamentale et translationnelle. A ce jour, les activités de recherche l’IMI sur Gosselies sont essentiellement menées par les équipes de SG et VF. Celles-ci sont majoritairement localisées dans le bâtiment du BUC. L’équipe de DV (Department of Pharmacotherapy and Pharmaceutics (DPP), Faculté de Pharmacie), composée de 2 post-doctorant·es, 6 étudiant·es en thèse et 1 technicien·ne, est basée au sein de l’IMI (au moins jusqu’en 2030) et Florence Roufosse (Médecine interne HUB et mi-temps clinicien chercheur FNRS) dont les activités sont menées à l’IJB est également rattachée à l’IMI. Ce sont donc une quarantaine de chercheurs·euses qui bénéficient d’une structure administrative et logistique commune.

En plus des activités de recherche, l’IMI contribue à la stratégie d’incubation du BIOPARK en partageant ses infrastructures au BUC avec des spin-off ou des start-ups (ULB Open Biolab) et en contribuant à la gestion des incubateurs du Biopark (I-TECH4) et de la plateforme de Cytométrie du BIOPARK (CYTOPARK).

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles:

• Gérer les achats pour les chercheurs·euses : établissement des bons de commande et suivi des livraisons, dans le respect des procédures en vigueur, notamment en matière de marchés publics.
• Assurer la gestion des comptes internes de l’Institut et le suivi des dépenses (situations comptables).
• Assurer la gestion administrative et financière des conventions de recherche et des autres contrats de l’Institut : suivi des échéanciers, aide à la rédaction des rapports administratifs, aide à l’introduction des demandes de fonds et contacts avec le Département Recherche.
• Gérer les dossiers RH et assurer le suivi du personnel de l’Institut, notamment la rédaction des Formulaires Uniques et des Formulaires d'Octroi de Bourse.
• Assurer la logistique interne et l’intendance : organisation des réunions, contacts avec les partenaires, etc.
• Être titulaire au maximum d’un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif (gestion administrative, secrétariat de direction, …).
• Pour les candidat·es titulaires d’un diplôme d’humanités supérieures, une expérience utile à la fonction de minimum 5ans est requise. Pour les titulaires d’un Bachelier, une expérience utile à la fonction de minimum 3ans est requise.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier:

• Avoir une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Maîtrise du français et excellentes capacités rédactionnelles.
• Avoir une connaissance professionnelle de l’anglais à l’oral et à l’écrit (niveau B2).
• Avoir des notions de comptabilité.
• Être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de respecter les échéances.
• Être autonome et organisé·e.

Atouts:

• Avoir une bonne connaissance du logiciel SAP.
• Avoir une connaissance du fonctionnement administratif de l'Université.
• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
• L’accès à une formation permanente.
• Possibilité de télétravailler (2jours/semaine sous conditions - à aménager selon les impératifs du service).
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.

Politique d'égalité des chances:

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de hand